Wat is Xpower XDMS?
Aangezien je deze blog leest, is de kans groot dat je dat al weet. Maar we leggen het (voor de toevallige passant) kort even uit.
XDMS is de ERP- en Dealer Management Software van Xpower. Het systeem wordt gebruikt in verschillende sectoren waarin voertuigen, machines of ander materieel verkocht, verhuurd en onderhouden worden. Xpower richt zich onder andere op:
- trucks en bussen;
- auto's;
- bouwmachines;
- hef- en magazijnmachines;
- landbouw- en tuinmachines;
- campers en andere recreatievoertuigen.
Binnen XDMS kunnen verschillende bedrijfsprocessen samenkomen. Denk bijvoorbeeld aan CRM, offertes, verkoopadministratie, machinebeheer, verhuur en leasing, magazijnbeheer, aankoop, werkplaatsbeheer en facturatie.
Dat maakt XDMS interessant voor een websitekoppeling. Heel wat gegevens die je online wilt tonen, worden namelijk mogelijk vandaag al ergens binnen XDMS beheerd.
Je machines staan al in XDMS. Waarom zou je ze nog eens beheren?
Voor een websiteproject is vooral één vraag interessant:
Welke informatie die je vandaag in XDMS beheert, voer je daarna nog eens afzonderlijk op je website in?
Daar zit het mogelijke dubbele werk. Stel bijvoorbeeld dat je een wisselend aanbod aan nieuwe en tweedehands machines hebt. Zonder integratie kan de werkwijze er ongeveer zo uitzien:
- De machine wordt intern in XDMS beheerd.
- De relevante informatie wordt verzameld.
- Iemand opent het CMS van de website.
- De machine wordt daar opnieuw aangemaakt.
- Wijzigingen moeten later opnieuw op beide plaatsen verwerkt worden.
- Wanneer een machine verkocht is, moet ook de website aangepast worden.
Elke stap apart lijkt klein. Maar bij een groot of snel wisselend aanbod worden dat veel terugkerende handelingen.
Een website die achterloopt op XDMS is meer dan een administratief probleem
Dubbel beheer kost tijd, maar er zit nog een tweede probleem achter. Je website is het aanbod dat je potentiële klant ziet. Als de interne informatie verandert maar de website niet mee aangepast wordt, kunnen beide uit elkaar beginnen lopen.
Een bezoeker doet bijvoorbeeld een aanvraag voor een machine die intern al verkocht is. Of nieuw aanbod staat intern klaar, maar verschijnt pas later online omdat iemand het nog handmatig moet publiceren. Daarom is een actuele informatiestroom interessanter dan puur “minder gegevens invoeren”.
Je wilt dat de publieke informatie op je website zo goed mogelijk aansluit bij de operationele informatie waarop je eigen medewerkers werken.
Kan XDMS gekoppeld worden met externe toepassingen?
Ja, die integratiemogelijkheid wordt door Xpower zelf expliciet voorzien. Xpower beschrijft XDMS als "een flexibel systeem dat kan communiceren met externe software, toepassingen en fabrikanten". Onder de integratiemogelijkheden noemt Xpower onder meer REST API's en webservices.
Daarnaast heeft het bedrijf een eigen interfacingcatalogus met integraties voor verschillende bedrijfsactiviteiten. Dat betekent: wij kunnen er een website op maat mee maken. Wij zijn namelijk expert in het koppelen van ERP-systemen zoals XDMS.
Het betekent wel nog niet dat we zomaar mogen aannemen dat ieder veld uit iedere XDMS-installatie beschikbaar is. Voor een concreet project moeten we eerst controleren:
- welke interfaces voor jullie omgeving beschikbaar zijn;
- welke data ze ontsluiten;
- welke informatie de website nodig heeft;
- hoe vaak die informatie moet worden bijgewerkt;
- of er ook informatie teruggestuurd moet worden;
- welke afspraken of toegang vanuit Xpower nodig zijn.
Pas daarna weten we hoe de koppeling er technisch moet uitzien.
Welke machinegegevens kunnen we gebruiken?
Dat bepalen we dus per project. XDMS ondersteunt volgens Xpower het beheer van voertuigen, machines en equipment. Welke concrete velden via een bepaalde interface beschikbaar zijn voor een externe website, moet technisch bevestigd worden.
We vertrekken daarom liever niet vanuit: “Welke data kunnen we allemaal uit XDMS trekken?”
Maar wel: “Welke informatie heeft een potentiële klant op de website nodig?”
Voor een machinewebsite kan dat bijvoorbeeld gaan over commerciële informatie, technische eigenschappen, beschikbaarheid, afbeeldingen of documenten. Of die gegevens allemaal rechtstreeks vanuit XDMS kunnen komen, onderzoeken we tijdens de technische analyse.
Sommige informatie kan uit XDMS komen. Andere content kan specifiek voor de website beheerd blijven. Dat hoeft niet per se een probleem te vormen.
Een goede integratie koppelt niet zoveel mogelijk data. Ze koppelt de juiste data.
XDMS als bron, je website als verkoopkanaal
Een ander belangrijk onderscheid: je website hoeft geen online kopie van XDMS te worden. XDMS is gemaakt om bedrijfsprocessen te ondersteunen. Je website heeft een andere gebruiker en een ander doel. Een potentiële klant wil vooral snel kunnen bepalen:
- welke machines zijn interessant voor mij?
- welk type past bij mijn toepassing?
- waar vind ik de technische informatie?
- kan ik deze machine kopen of huren?
- wie kan mij meer vertellen?
- hoe vraag ik een offerte aan?
Daarom kan een website boven op de beschikbare XDMS-data een eigen structuur en gebruikerservaring krijgen. Denk bijvoorbeeld aan categoriepagina's, zoekfunctionaliteit, filters, sterke detailpagina's en duidelijke contact- of offerteflows.
De koppeling levert de relevante informatie aan. De website bepaalt hoe die informatie commercieel wordt gebruikt.
XDMS wordt ook gebruikt voor verhuur
Xpower ondersteunt binnen XDMS verhuur en leasing en beschrijft voor verschillende sectoren toepassingen rond verhuur, onderhoud en materieelbeheer. Dat maakt de integratievraag breder dan alleen tweedehandsmachines publiceren.
Voor een verhuurbedrijf kan het bijvoorbeeld interessant zijn om te onderzoeken welke vloot- of machinegegevens vanuit XDMS bruikbaar zijn voor een online verhuuraanbod.
Op de website kun je daar vervolgens een eigen ervaring rond bouwen. Bijvoorbeeld:
- machines per categorie tonen;
- gericht laten zoeken;
- technische informatie presenteren;
- verhuuraanvragen verzamelen;
- offertes laten aanvragen;
- bezoekers naar de juiste afdeling sturen.
De website hoeft daarom het volledige verhuurproces niet zelf over te nemen. Ze kan wel een digitale ingang vormen die beter aansluit op het achterliggende systeem.
En wat met aanvragen van de website?
Ook daar is de eerste vraag niet wat technisch spectaculair mogelijk is. De eerste vraag is wat er vandaag gebeurt. Een bezoeker vraagt via de website een offerte aan voor een machine. Wat volgt er dan bij jullie?
- Komt die aanvraag gewoon in een mailbox terecht?
- Moet iemand daarna gegevens opnieuw invoeren in XDMS of een ander systeem?
- Wie volgt de aanvraag op?
- Welke informatie is daarvoor nodig?
Omdat Xpower externe integraties via onder meer REST API's en webservices ondersteunt, is het zinvol om te onderzoeken of ook delen van die informatiestroom geïntegreerd kunnen worden. Of een specifieke websiteaanvraag rechtstreeks in XDMS kan worden aangemaakt en welke gegevens daarbij ondersteund worden, moet per omgeving bevestigd worden.
Zo vermijden we een klassieke valkuil. We automatiseren niet omdat er toevallig een API bestaat. We automatiseren waar er vandaag effectief dubbel werk of een onnodige tussenstap zit.
Eén machine op meerdere kanalen?
Voor sommige handelaars wordt het vraagstuk nog groter. Misschien komt hetzelfde aanbod vandaag terug:
- in XDMS;
- op de eigen website;
- op externe verkoopplatformen;
- op websites van verschillende vestigingen;
- op aparte websites voor verschillende activiteiten.
Dan zou ik niet beginnen met afzonderlijke koppelingen te bouwen zonder eerst het volledige plaatje te bekijken. De interessantere vraag wordt:
Waar beheren we de informatie centraal en hoe moet ze van daaruit naar de verschillende kanalen stromen?
Xpower geeft zelf aan dat XDMS geschikt is voor complexe structuren met onder meer meerdere sites, merken en bedrijven binnen een gecentraliseerde cloudomgeving. Dat maakt het extra relevant om eerst naar de informatiearchitectuur te kijken.
- Welke data komt uit XDMS?
- Wat wordt elders beheerd?
- Welke website krijgt welke informatie?
- En waar moet een wijziging uiteindelijk gebeuren?
Pas daarna heeft het zin om de technische koppelingen te bepalen.
Wat kan een maatwerkwebsite daar nog bovenop doen?
De integratie zorgt er in de eerste plaats voor dat systemen informatie kunnen delen. Maar daar zit voor een potentiële klant nog niet noodzakelijk de grootste meerwaarde. Die zit in wat we vervolgens met die informatie doen.
1 - Een aanbod waarin klanten echt kunnen zoeken
Bij tientallen of honderden machines wordt een eenvoudige lijst al snel onoverzichtelijk. Een maatwerkwebsite kan beschikbare gegevens gebruiken om een zoekervaring te bouwen die aansluit bij hoe klanten kiezen. Welke filters relevant zijn, hangt af van het type machines en van de data die voor de website beschikbaar is.
2 - Sterkere detailpagina's
Een machinepagina kan naast gekoppelde gegevens ook content bevatten die specifiek voor verkoop bedoeld is. Denk aan:
- commerciële uitleg;
- video;
- downloads;
- relevante diensten;
- contact met de juiste medewerker;
- offerteaanvraag;
- vergelijkbare machines.
Zo hoeft niet elk stukje websitecontent in XDMS te zitten.
3 - Slim omgaan met verkocht aanbod
Een verkochte machine hoeft niet noodzakelijk een doodlopende pagina te worden.
Je kunt bezoekers bijvoorbeeld verder helpen naar vergelijkbare machines, dezelfde categorie of een formulier waarin ze aangeven wat ze zoeken.
Zo gebruiken we operationele informatie uit XDMS om commerciële keuzes op de website te sturen.
Wanneer wordt een XDMS-koppeling interessant?
Niet elk bedrijf met XDMS heeft automatisch een uitgebreide integratie nodig. Ze wordt vooral interessant wanneer je merkt dat dezelfde informatie op verschillende plaatsen beheerd wordt. Bijvoorbeeld wanneer:
- je machineaanbod regelmatig verandert;
- medewerkers machines afzonderlijk op de website invoeren;
- wijzigingen op meerdere plaatsen moeten gebeuren;
- verkocht aanbod te lang online blijft staan;
- nieuwe machines te laat op de website verschijnen;
- je verkoop en verhuur combineert;
- dezelfde informatie op verschillende digitale kanalen terugkomt;
- je met meerdere vestigingen, merken of activiteiten werkt;
- websiteaanvragen vandaag nog veel manuele opvolging vragen.
Heb je maar een handvol machines en verandert je aanbod nauwelijks? Dan kan manueel beheer perfect voldoende zijn. Een koppeling is pas interessant wanneer ze een echt proces eenvoudiger maakt.
