Systemen updaten continu
Een ERP-koppeling kan technisch perfect gebouwd zijn en toch later problemen geven. Dat klinkt misschien tegenstrijdig, maar in de praktijk komt het vaker voor dan je denkt.
Niet omdat er iets fout zit, maar omdat gekoppelde systemen geen stilstaande objecten zijn. Ze leven. Ze veranderen. Ze krijgen updates, onderhoud en soms ook onverwachte haperingen.
Kleine veranderingen kunnen voor fouten zorgen
Dat is een belangrijk uitgangspunt. Problemen bij een koppeling betekenen zelden dat de website of webshop slecht gebouwd is. Meestal gaat het over randvoorwaarden die wijzigen.
- Een ERP-update die net iets strenger wordt.
- Een validatieregel die verandert.
- Een API die tijdelijk trager antwoordt.
Dat is technisch allemaal perfect verklaarbaar, maar het kan dus ook gevolgen hebben als je dat niet meteen doorhebt.
Wat kan er fout lopen?
Achter de schermen werkt een koppeling vrij rechtlijnig. We gaan er even vanuit dat we een website hebben die gekoppeld is aan een ERP-systeem. De website stuurt via de API een vraag naar het ERP. Dat kan zijn om een klant aan te maken, een bestelling door te geven of een betaling te bevestigen.
Het ERP antwoordt daarop. Meestal correct. Soms niet. Dat antwoord kan van alles zijn:
- Een duidelijke foutcode.
- Een time-out.
- Of een cryptische melding waar je zonder context weinig mee kan.
Dus loopt het fout. Voor de eindgebruiker ziet alles er vaak nog normaal uit. Geen foutpagina. Geen duidelijke melding. Maar het proces is wél afgebroken.
Dat soort fouten zijn verraderlijk, net omdat ze zich niet altijd tonen aan de buitenkant.
Onze oplossing: uptime monitoring van het ERP
Wanneer mensen “monitoring” horen, denken ze vaak aan een tool die checkt of een website online staat. Dat is nuttig, maar dat is het absolute minimum. Het zegt niets over of je businessprocessen effectief werken.
Bij gekoppelde projecten betekent uptime monitoring iets anders. We monitoren niet alleen of de website bereikbaar is (wat sowieso wel gemonitord wordt bij ons), maar of de cruciale processen achter die website nog correct functioneren.
We brengen je “moneymakers” in kaart
Niet alles in een koppeling is even kritisch. Als een niet-essentiële synchronisatie even faalt, is dat vervelend, maar meestal geen ramp. Andere onderdelen zijn dat wel. Daarom focussen we op processen waar een fout meteen impact heeft. En daarmee bedoelen we: fouten die je geld kosten.
- Een klassieker is het aanmaken van klanten. Als dat niet werkt, krijg je accounts die half bestaan. Mensen kunnen niet verder of botsen later op problemen.
- Het doorgeven van bestellingen is uiteraard één van de belangrijkste. Als dat stuk faalt, verkoop je wel, maar verwerk je niet. Dat is een gevaarlijke situatie, omdat het aan de buitenkant lijkt alsof alles normaal loopt.
- Bij B2B komt punchout daar nog bij. Dat is technisch gevoeliger dan een standaard webshopflow. Kleine wijzigingen aan de ERP-kant kunnen hier grote gevolgen hebben. Monitoring is hier geen luxe, maar gewoon noodzakelijk.
- En dan zijn er betalingen. Soms is de betaling geslaagd, maar geraakt de status niet tot in het ERP. Of omgekeerd. Dat soort mismatches wil je zo snel mogelijk zien, niet pas wanneer je bankafschriften bekijkt.
Monitoren, maar ook ingrijpen
Wanneer er een fout gedetecteerd wordt, sturen we een mail met de concrete foutmelding. Geen vaag “er is iets mis”, maar informatie waar je iets mee kan doen. Welke API-call faalde. Welke foutcode terugkwam. Wanneer het probleem zich voordeed.
Die melding kan naar jou gaan, naar je ERP-bouwer, of naar allebei. Dat spreken we vooraf af. Sommige klanten willen eerst zelf kijken (zij die technische kennis hebben van IT). Andere zeggen meteen: stuur het rechtstreeks door naar onze ERP-partner, dan is het sneller opgelost. Da's vaak wel aan te raden.
Het belangrijkste is dat de juiste info meteen bij de juiste mensen terechtkomt. En dat je de klant iets laat weten, uiteraard. Communication is key.
“Maar ons ERP is stabiel”
Liefst wel, ja! Elke ERP zou stabiel moeten zijn. Tot het een update krijgt. Of tot er iets wijzigt in validatieregels. Of tot een externe dienst even hapert.
Monitoring is geen teken van wantrouwen in de systemen die jij gebruikt. Je moet het niet bekijken als een pleister op een wonde, maar als een soort van verzekering. Beter voorkomen dan genezen? Voor ons is zo’n monitoring het vervolg op een goed gebouwde, professionele setup.
Als je website of webshop afhankelijk is van je ERP, wil je niet dat een klant de eerste is die merkt dat er iets misloopt. Je wil het zelf weten.
