Uitdaging: handig bestelplatform voor scholen

Jij hebt ooit op school gezeten, maar heb je ooit al nagedacht over het bestelproces bij scholen? Dat verloopt op deze manier:

• Leerkrachten maken bestellijsten per klas
• Het secretariaat bundelt al deze bestellijsten en maakt er één grote bestelling van

 Je ziet al meteen een uitdaging bij dit bestelplatform. Verschillende soorten rechten voor verschillende soorten gebruikers.

 En er was nog een tweede uitdaging: data. Van een product hadden we enkel deze data:

•  Naam
• SKU
• Prijs
• Afbeelding

Geen tekst, geen specs, geen merk, … weinig. Maar hé, daarvoor gebruiken we AI!

Aanpak: integratie tussen webshop, ChatGPT en ERP

Marlimat contacteerde ons om hun bestelplatform op poten te zetten. Tegelijkertijd werd de ERP geoptimaliseerd. Het platform heeft verschillende functionaliteiten.

Gebruikers

Zoals we hierboven aanhaalden, meerdere gebruikers en meerdere rechten. Zo losten we dit op:

• Marlimat kan zelf scholen en klassen aanmaken.
• Adminrechten voor het secretariaat. Enkel zij kunnen bestellen.
• Leerkrachten kunnen bestellingen aanmaken, winkelwagen opslaan en bestelling doorgeven. Dit is geen effectieve bestelling.
• Het secretariaat krijgt een overzicht van de te verwerken bestellingen per klas.

Dit alles wordt gecombineerd met automatische mails: melding van een nieuwe bestelling, orderbevestigingen, …

Bestelplatform met AI-uitbreiding

Weinig data voor een webshop, dus dan moet je data laten genereren. Daarvoor hebben we een custom GPT gemaakt op OpenAI. Wat? Simpeler gezegd: we hebben een eigen ChatGPT bot gemaakt die specifiek voor ons teksten gaat maken voor Marlimat.

Deze bot is gebouwd op ChatGPT 4 en kan dus het internet afschuimen op zoek naar informatie over het product. Hierop gebaseerd maken we automatisch productomschrijvingen die:

• Focussen op de voordelen;
• Gericht zijn op leerkrachten;
• Kloppen.

 Vooral dat laatste was even zoeken. Zo was een ‘bestekmap’ eerst een map waarin je bestek kan steken. Dat klopt dus niet!

Automatische orderverwerking

Aangezien het om een geautomatiseerde e-commerce omgeving gaat, moet Marlimat uiteraard zelf niets meer regelen. Orders worden verwerkt in het ERP. Marlimat moet enkel nog maar inpakken en verzenden.