Koppelingen met andere software systemen
Als we het hebben over een ERP-koppeling met een website of webshop, dan bedoelen we dat twee systemen automatisch informatie met elkaar uitwisselen, zonder dat jij of je team daar telkens tussen moet zitten.
Concreet. Stel je voor dat je een product aanmaakt in je ERP. Met een naam, een prijs, een voorraad en misschien wat extra info. Zonder koppeling moet je datzelfde product ook nog eens in je webshop aanmaken. Met een koppeling gebeurt dat automatisch. Je ERP “vertelt” het aan je website.
Hetzelfde met bestellingen. Iemand bestelt iets online. Zonder koppeling krijg je een mailtje. Met koppeling staat die bestelling meteen in je ERP, klaar om verwerkt te worden. Geen copy-paste. Geen gemiste mails. Geen “ah ja, dat moest ik nog doen”. Handig!
In de praktijk koppelen we meestal:
- producten en varianten
- voorraad en beschikbaarheid
- prijzen en prijsafspraken
- klanten en klantgegevens
- bestellingen en orderstatussen
- betalingen
- B2B-specifieke flows zoals punchout
We hebben het veel over ERP-systemen, maar we kunnen uiteraard ook koppelen met CRM-systemen. Of andere softwaresystemen (zoals AI-systemen).
API
Als je één ding onthoudt uit deze blog, laat het dit zijn: wij kunnen koppelen als er een API is.
Een API is geen mysterieus IT-beest. Zie het als een digitale ober. Je website vraagt iets. De API loopt naar het ERP. Het ERP geeft het antwoord. En de API brengt het netjes terug. Leestip: wat is een API?
Die communicatie kan op verschillende manieren gebeuren. De meest voorkomende zijn JSON, SOAP en XML. Dat zijn gewoon verschillende “talen” waarin systemen met elkaar praten. Voor jou als ondernemer maakt dat eigenlijk weinig uit. Wat telt, is dat die taal bestaat en correct gebruikt wordt.
API is goed. Tweerichtingsverkeer is beter.
Even kleine sidenote maken: niet elke API is automatisch even bruikbaar. Dat is iets wat vaak voor verwarring zorgt. Er wordt gezegd “ons systeem heeft een API”, maar als je dan verder kijkt, blijkt dat die alleen data kan uitlezen. Dat is prima om info te tonen op je website, maar niet genoeg als je echt wil koppelen.
Een goede koppeling werkt in twee richtingen. Je website vraagt data op uit het ERP, maar stuurt ook dingen terug. Bestellingen. Nieuwe klanten. Statusupdates. Zonder dat tweerichtingsverkeer blijf je half manueel werken, en dan mis je net de winst.
Daarom kijken we altijd naar wat een API effectief kan. Kan ze alleen lezen, of ook schrijven? Kan ze fouten teruggeven met duidelijke meldingen? Kan ze omgaan met updates en statuswijzigingen? Dat zijn echt geen details, want dat bepaalt of een koppeling stabiel en bruikbaar is.
Webhooks
Ja sorry, we gaan hier en daar wat met technische termen smijten, maar ik probeer ze steeds zo goed mogelijk uit te leggen.
Naast klassieke API-calls werken veel moderne systemen ook met webhooks. In plaats van dat je website om de paar minuten gaat vragen “is er iets veranderd?”, stuurt het ERP zelf een seintje zodra er iets gebeurt.
Denk aan een bestelling die van status verandert. Of een betaling die bevestigd wordt. Met webhooks weet je website dat meteen, zonder te moeten wachten. Dat maakt alles sneller en betrouwbaarder.
Voor e-commerce is dat vaak cruciaal. Je wil niet dat een klant minutenlang in onzekerheid zit omdat een status nog niet gesynchroniseerd is. Webhooks zorgen ervoor dat systemen elkaar op de hoogte houden, in real time. In de praktijk zijn webhooks vooral belangrijk bij betalingen, orderstatussen en B2B-processen, waar vertraging of foute status meteen problemen geeft.
Custom software
We krijgen regelmatig de vraag of koppelen ook mogelijk is met maatwerksoftware. Een ERP dat ooit speciaal voor het bedrijf gebouwd is, of een intern systeem dat nergens anders gebruikt wordt. Het antwoord is meestal ja. Niet omdat het maatwerk is, maar omdat maatwerk vaak net flexibeler is.
Opnieuw komt het neer op dezelfde vraag. Is er een API? En ondersteunt die API tweerichtingsverkeer? Als het systeem data kan ontvangen en versturen op een gestructureerde manier, dan kan je ermee werken. Of dat nu een bekend pakket is of iets volledig custom, maakt technisch weinig uit.
Wat wel verschilt, is hoe goed die API gedocumenteerd is. Soms is dat piekfijn. Soms is dat wat zoeken. Maar dat is oplosbaar. Wat niet oplosbaar is, is een systeem dat helemaal niet wil of kan communiceren.
“Maar wij gebruiken een specifiek ERP”
Geen probleem. We hebben al koppelingen gebouwd met ERP-systemen zoals Odoo, Exact, Microsoft Dynamics 365 Business Central, maar ook met volledig custom ERP’s die ooit op maat zijn gemaakt. Soms proper gedocumenteerd, soms iets minder.
Daarnaast zijn er CRM-systemen zoals Teamleader of Winfakt, en marketingtools zoals ActiveCampaign die ook perfect in dat verhaal passen.
De naam van het systeem is zelden doorslaggevend. Wat telt, is of het systeem data kan delen. En hoe flexibel die API is. Maar anno 2026 is het wel allemaal in orde.
En wat als het ERP ouder is?
Dan wordt het interessanter. Soms spannender ook.
Oudere of custom ERP’s hebben niet altijd een moderne API, maar dat betekent niet automatisch dat koppelen onmogelijk is. Soms is er een oudere SOAP-koppeling. Soms kan je werken met XML-exports. Soms is er een databasekoppeling mogelijk.
Dat vraagt wat meer denkwerk en ervaring. En soms ook de eerlijke conclusie dat iets technisch kan, maar praktisch geen goed idee is. Dat zeggen we dan ook. Liever dat, dan een halfbakken oplossing waar je later last van krijgt.
Is een koppeling veilig?
Terechte vraag. Je geeft niet zomaar je bedrijfsdata uit handen. API’s werken met authenticatie. Sleutels. Tokens. Rechten. Je bepaalt wie wat mag lezen of schrijven. En alles wordt gelogd. Dat betekent dat je kan zien wat er gebeurt en wanneer.
Daarnaast koppelen we alleen wat nodig is. Je webshop hoeft niet alles te weten wat in je ERP zit. Minder data betekent minder risico en minder complexiteit.
Een koppeling zonder schrijfrechten of terugkoppeling lijkt handig, maar zorgt in de praktijk vooral voor extra uitzonderingen en manueel werk.
