Alles start met je strategie
Ik hoor vaak van bedrijven: “wij gaan op de beurs staan, kan je een banner maken met ons logo in’t groot op?”. Allemaal leuk en wel, maar da’s niet het belangrijkste. Voor je begint met folders, standdesign of iets anders, moet je jezelf enkele vragen stellen. Zo kan je tot een strategie voor je beurs komen.
- Wat voor beurs is het? Een nichebeurs? Een grote vakbeurs?
- Komt je ideale klant daar?
- Komt men vooral om inspiratie op te doen of eerder om aankopen te doen?
- Wat wil je zélf bereiken? Nieuwe klanten? Naamsbekendheid? Rechtstreekse verkoop?
- Wat moet iemand onthouden als die van je stand wegwandelt?
- Wil je leads verzamelen, netwerken of vooral branding doen?
Door hier bewust over na te denken, kan je je beursinspanningen gerichter en efficiënter aanpakken. We helpen je hier trouwens graag bij. Even samenzitten over je beursstrategie? Graag.
1) Voorbereiding op je beursdeelname
1.1) Zorg voor een stand die opvalt
Dit is vaak het eerste waar mensen aan denken als ze een beurs gaan voorbereiden, en waarschijnlijk ook wel terecht. Je stand moet opvallen én herkenbaar zijn.
- Welke kleuren gebruik je?
- Welke sfeer wil je uitstralen?
- Is je logo duidelijk zichtbaar vanop afstand?
- Matcht alles met je bestaande huisstijl (drukwerk, website, social media...)?
Je stand is je eerste indruk. Mensen lopen voorbij en maken binnen enkele seconden de beslissing: stoppen of niet. Maar er komt meer bij kijken dan enkel een mooi design. Minstens even belangrijk: de praktische kant van je beursstand. Dus:
1.2) Bestudeer het beursplan
Eigenlijk start alles met het beursplan. Want: waar wil je gaan staan op die beurs? Dat heeft een grote invloed op het design van je stand (zie onder). Organisatoren tonen altijd welke plaatsen beschikbaar zijn, en hoe groot ze zijn.
En in de beste gevallen tonen ze zelfs een wandelrichting die de bezoeker moet volgen. Hieronder zie je bijvoorbeeld een beursplan. Dit beursplan is al ingevuld, als je je inschrijft voor een beurs is dit vaak veel leger, uiteraard.
Je moet over veel zaken nadenken.
Waar ligt je stand in de hal? Sta je aan een doorgang? In een hoek? Vlak bij de inkom? Het bepaalt hoe mensen langslopen en van welke kant ze je stand zien.
Langs waar komen mensen aan? Zorg dat je stand visueel uitnodigt van de kant waar de meeste bezoekers je naderen. Vaak heb je daar wel een goed idee van als je al eens op dezelfde beurs hebt gestaan. Openingen aan de juiste zijde maken al een groot verschil.
Zo zie je bijvoorbeeld dat vliegenraam.com (hey, die site hebben wij gemaakt!) aan de zijkant van de beurs staat. Mensen passeren langs de kant waar hun stand een andere raakt. Mogelijks staat daar een muurtje tussen. Dan moeten zij extra aandachtig zijn dat mensen wel snel kunnen zien wat ze doen.
Hoe groot is je stand? Kleine stand? Hou het overzichtelijk. Grote stand? Voorzie zones: een onthaalgedeelte, een plek voor demo’s, eventueel een zitje.
Komt er een tv of scherm op je stand? Een tv met een doorlopende video of animatie trekt aandacht. Denk aan sfeerbeelden, klantencases, een korte uitleg van je aanbod...Let er wel op dat het beeldmateriaal zonder geluid ook duidelijk is. Laat het een verduidelijking zijn van wat je zegt. Een bedrijfsvideo is niét hetzelfde als een video voor op de beurs.
Is je boodschap snel duidelijk? Zorg voor een korte, krachtige headline. Geen lange uitleg. Wat je doet en waarom dat interessant is voor de bezoeker, moet in één oogopslag duidelijk zijn.
Werk met hoogteverschillen. Een banner die boven de stand uitsteekt of een verhoogde structuur trekt sneller de aandacht dan alles op ooghoogte. Je moet er wel de plaats voor hebben, uiteraard. En anders kan je met van die roll-up banners wel iets leuk doen.
Gebruik licht op de juiste manier. Goede verlichting kan echt het verschil maken. Accentueer belangrijke elementen, en zorg dat je stand letterlijk niet in de schaduw blijft staan. Onderschat dat niet.
Weet je niet goed waar te beginnen? Wij kunnen je begeleiden bij het volledige traject: van ontwerp tot levering van het drukwerk, banners of video op maat.
1.3) Zorg ervoor dat mensen op je stand willen bezoeken
Wat vaak ook onderschat wordt: mensen aantrekken op het event zelf. Ik heb in’t verleden wel eens standen gezien waar de collega’s met vier rond een computer zitten te wachten. Dat haalt niets uit.
Het gemakkelijkste is als je iets hebt om uit te delen. “Alstublieft, mevrouw.” En dan vraagt men: “Oh, wat is het juist dat jullie doen?” en dan ben je vertrokken. Wat je kan geven of tonen, dat kan vanalles zijn:
- Een flyer. Dit is vaak één van de goedkopere technieken, maar werkt wel goed.
- Een klein gadget. Liefst iets nuttig: een balpen, een meetlat, notitieboekje, … Uiteraard mét je logo er op.
- Een sample of proefpakket. Vaak leuk als je iets fysiek verkoopt.
- Een kortingsbon of andere voucher. Dan kan je mensen uitnodigen achteraf naar je website te gaan.
- …
't Is voor ons moeilijk om inspiratie te geven omdat dit heel fel afhangt van de beurs en je verkooptechniek.
Voorzie eventueel een demo, interactie of spel. Wat kunnen bezoekers bij jou doen? Kijken, luisteren of zelf proberen? Hoe meer interactie, hoe beter. Denk aan een live demo, quiz, challenge... Het helpt allemaal om je boodschap beter te doen blijven plakken. Dit wil je ook niet meer één dag op voorhand beginnen bedenken. Opnieuw een verwijzing naar de strategie: wat past er bij jouw beursstand?
1.4) Denk na hoe je data gaat verzamelen
De meeste bedrijven hebben een koopproces dat meerdere stappen doorloopt. De klant gaat waarschijnlijk niet meteen op de beurs met jou in zee gaan. Da's oké, maar hier moet je op voorbereid zijn. In dat geval moet je doelstelling op deze beurs zijn om zo veel mogelijk data te gaan verazmelen. Allee, toch zo veel mogelijk interessante leads. Kwaliteit > kwantiteit.
Je kan dit doen op papier (zo deed ik het tien jaar geleden), maar da’s vaak een hoop geprul. En we zijn ook de papieren eens kwijt gespeeld… Het makkelijkste is als je werkt met een mailingtool zoals Mailchimp, Active Campaign, … Maak een specifieke lijst (of segment) voor de contacten van die beurs. Maak voor die lijst een specifiek inschrijvingsformulier. Vaak hebben die formulieren een unieke link. Die kan je uitbreiden met alle velden die je nodig hebt, en dan kan je die link openzetten op een tablet of laptop.
Dit is waarschijnlijk de meest eenvoudige manier om data te verzamelen. En dan kan je mensen achteraf meteen een leuk mailtje sturen!
Moest dit te complex zijn: wij kunnen je als marketingbureau perfect helpen met het opzetten van zoiets. Of maak een Google Form aan. Da’s praktisch hetzelfde, maar dan zonder mailings achteraf. Tenzij je ze uploadt in je mailingtool, uiteraard.
1.5) Promoot je beursstand al op voorhand
Hier zijn enkele mogelijkheden voor.
- Verstuur een nieuwsbrief naar je klantenbestand. Geef een reden om langs te komen en eventueel een toegangsticket. Je mag dit gerust een paar keer doen.
- Teasers en content op social media. Laat in de dagen/weken vooraf al iets zien: opbouw van je stand, een blik op je give-away, een teaser van je actie... We kunnen helpen met een contentplanning én aangepaste visuals.
- Social advertising. Wil je gerichter mensen uit de regio of uit een specifieke sector bereiken? Dan is een kleine, gerichte advertentiecampagne op Facebook, LinkedIn of Instagram zeker het overwegen waard.
2) Tips voor tijdens de beurs
De beurs is gestart: showtime! Als je alle tips van hierboven al toegepast hebt, wordt het een makkie. We geven nog enkele extra tips mee voor tijdens de beurs.
2.1) Laat foto’s of video’s maken
Een professionele foto of video op je stand toont niet alleen de sfeer, maar levert je ook meteen content op voor achteraf.
2.2) Post live updates op social media
Toon sfeer, bezoekers of acties op je stand. Je kan ook een story maken met een korte tour. Zo laat je zien dat je er bent, en maak je meteen ook promotie.
Zo hebben we voor een klant tijdens een tweedaags evenement (geen beurs, maar je snapt het wel) eens een video gemaakt op de ochtend van dag één. Die mailden we 's middags al: "kom jij ook?".
2.3) Gebruik advertenties tijdens de beurs zelf
Via gerichte targeting kan je tijdens de beurs adverteren naar mensen die zich fysiek op de beurslocatie bevinden. Ideaal voor extra zichtbaarheid.
Fun fact: wist je dat je met Facebook ads een straal moet nemen van zo’n 16 kilometer? Door slim met je stralen te spelen, kan je héél specifiek één plaats aanduiden. Dus zo kan je een advertentie maken ‘bezoek ons op stand X’.
2.4) Zorg voor duidelijke rollen op je stand
Wie spreekt mensen aan? Wie doet de demo? Wie noteert de gegevens? Zorg dat je standbemanning goed op elkaar is afgestemd. Is op zich logisch, maar we geven het toch even mee.
2.5) Moedig bezoekers aan om foto’s te nemen
Voorzie een leuke hoek of visueel element waar mensen graag een selfie maken of een foto nemen. Denk aan branding op de achtergrond of een leuke boodschap.
Zo hebben wij eens op een eigen klantenevent deze photobooth voorzien:
3) Opvolging na de beurs
Allright: je had een prachtige beurs met veel bezoekers. En nu? Tenzij je iets ter plekke verkocht, is het nú de moment om in actie te schieten. Ijzer smeden als het heet is. 't Is niet gedaan na de beurs, spijtig genoeg.
Een goede opvolging is het verschil tussen ‘een leuke dag’ en ‘nieuwe klanten’.
3.1) Stuur snel een bedankmail
Stuur een persoonlijke mail naar iedereen die langskwam of zijn gegevens naliet. Bedank hen voor hun bezoek en verwijs eventueel naar je webshop, actie of demo.
Of bel, of ga langs, … alles hangt af van je verkoopsproces.
3.2) Segmenteer je leads
Maak onderscheid tussen warme leads, potentiële klanten en minder relevante contacten (als je dat kan, en als dat belangrijk is). Op basis daarvan kan je gericht opvolgen.
3.3) Start een retargetingcampagne
Met e-maillijsten of websitebezoekers kan je via social media opnieuw adverteren naar mensen die interesse toonden. Dat kan je doen met een lookalike doelgroep.
Da’s niet altijd even makkelijk. Gelukkig hebben wij enkele performance marketeers in huis die je hiermee perfect kunnen helpen.
3.4) Deel je foto’s of video’s op je social media
Toon sfeerbeelden of een kleine aftermovie. Bedank ook kort je bezoekers en tag eventueel enkele bedrijven.
3.5) Deel je ervaringen
Wat viel op? Wat heb je geleerd? Wat zijn de trends? Deel een korte terugblik en toon je expertise.
3.6) Volg warme leads persoonlijk op
Bel of mail met een voorstel. Nodig hen uit voor een afspraak of geef extra informatie. Doe dit binnen een week na de beurs, zolang het nog vers zit.
3.7) Evalueer en leer
Wat liep goed? Wat zou je volgende keer anders aanpakken? Verzamel feedback van je team en kijk ook naar je ROI: hoeveel leads leverde het op? Een beurs kost vaak veel geld. Was het dat waard? Of kan je het budget beter in een advertentiecampagne zetten? Of moet je de beurs net iets anders aanpakken?
Samenvattende checklist
Voor de beurs
- Doel & strategie bepalen
- Standontwerp afstemmen op branding
- Beursactie voorzien
- Folder of give-away ontwerpen en drukken
- Landingspagina of QR-link maken
- Nieuwsbrief uitsturen
- Social media teasers posten
- Advertentiecampagne opzetten
- Interactief element voorbereiden
- Team briefen
- Inschrijfformulier op tablet
Tijdens de beurs
- Gegevens verzamelen via formulier of QR
- Live updates posten op social media
- Foto’s en video’s laten maken
- Retargeting of geotargeting inzetten
- Interactie stimuleren
- Rollen duidelijk verdelen
Na de beurs
- Bedankmail sturen
- Leads segmenteren en opvolgen
- Retargetingcampagne opzetten
- Foto’s/video’s delen op social media
- Blog of LinkedIn update schrijven
- Persoonlijke opvolging doen
- Resultaten analyseren
