Ja, maar… je hebt wel toestemming nodig
Als je als werkgever gebruik wil maken van foto’s van werknemers, dan heb je toestemming nodig. Belangrijk is dat deze toestemming vrijwillig gegeven wordt door de werknemer die afgebeeld wordt.
Maar wat is ‘toestemming’? Is het voldoende dat deze persoon gewoon zegt "Ja, ’t is goed" of heb je meer nodig? Dat hangt af van een aantal factoren.
Expliciete en impliciete toestemming
Een werknemer kan zijn toestemming op twee manieren geven: expliciet of impliciet.
| Expliciet | Impliciet |
De werknemer zegt letterlijk ‘Ja’ en geeft zo zijn toestemming. Deze vorm van toestemming is wel tweeledig: je hebt enerzijds toestemming nodig voor de creatie van de foto en anderzijds voor het gebruiken of publiceren ervan. Dit is een belangrijk verschil! | Bepaalde omstandigheden waarin de foto wordt genomen, rechtvaardigen soms het gebruik en de publicatie van de foto. Denk maar aan foto’s in een menigte of op een event waar je als individu niet echt in opvalt. |
Let op! Als de werknemer toestemming geeft om de foto te gebruiken voor bijvoorbeeld publicatie op de website, dan heb je geen toestemming om de foto ook te gebruiken op je social media of in folders. Eigenlijk heb je dus toestemming nodig per publicatiekanaal.
Zorg er daarnaast ook voor dat je schriftelijke toestemming hebt. Zo kunnen er geen misverstanden ontstaan en ben je ingedekt bij betwistingen. Je weet maar nooit!
Gerichte en niet-gerichte afbeeldingen in gesloten of publieke sfeer
Om te weten of er impliciete of expliciete toestemming nodig is van de werknemer, moet je nagaan of het om gerichte of niet-gerichte afbeeldingen gaan.
- Gerichte afbeelding: als een individu duidelijk herkenbaar is op een foto, spreken we van een gerichte afbeelding. Om een gerichte afbeelding te gebruiken of te publiceren als werkgever zijnde, moet je altijd dubbele toestemming krijgen van de desbetreffende werknemer, wat wil zeggen dat je zowel toestemming nodig hebt voor de creatie als voor de publicatie.
- Niet-gerichte afbeelding: foto’s waar de werknemer niet duidelijk op afgebeeld wordt, of waar het echt gaat om een bepaalde sfeer, noemt men ook wel niet-gerichte afbeeldingen. Om deze afbeeldingen te gebruiken of te publiceren, heb je geen toestemming van deze persoon nodig. Het is wel verplicht om de betrokkene steeds te informeren. Laat hen weten dat je foto’s maakt en licht toe waarvoor deze gebruikt gaan worden.
Daarnaast is er ook nog een belangrijk verschil tussen foto’s die genomen worden in een gesloten kring of in publieke sfeer. Dit verschil spreekt voor zich, denk ik.
Foto’s en video's van werknemers, het is me wel wat. Om al deze informatie toch wat overzichtelijker te maken, heb ik alles rond toestemming even in een tabelletje gegoten.
| Publieke sfeer | Gesloten kring | |
| Niet-gericht | Vermoeden van impliciete toestemming
| Recht op informatie |
| Gericht | Dubbele toestemming | Dubbele toestemming
|
Portretrecht, GDPR en auteursrecht
Naast het feit dat je toestemming nodig hebt van je werknemers, moet je als werkgever ook altijd rekening houden met een aantal wettelijke zaken.
Het recht op afbeelding: elke persoon heeft altijd het recht op afbeelding of portretrecht. Dit wil zeggen dat je altijd toestemming nodig hebt van de afgebeelde persoon zowel voor het nemen van de foto als voor het gebruik ervan. De nodige toestemming is dus tweeledig. Dit geldt uiteraard enkel als het gaat om een gericht beeld waar de persoon in kwestie herkenbaar in beeld wordt gebracht. Denk aan een close-up of een groepsfoto. Voor een sfeerbeeld is geen toestemming vereist. (zie ook het kadertje hierboven)
De GDPR-wetgeving: het gebruik van een foto met een werknemer moet altijd een rechtmatig doel hebben. Als de afgebeelde persoon voor jouw firma werkt, is automatisch aan het gerechtvaardigde belang voldaan. Let wel op: als foto’s of video’s als ‘gevoelige gegevens’ aangeduid worden, geldt er een principieel verwerkingsverbod.
Auteursrecht van de fotograaf: elke fotograaf, professioneel of niet-professioneel, geniet van het auteursrecht. Dit wil zeggen dat je altijd toestemming nodig hebt van de fotograaf om een bepaalde foto te gebruiken en te publiceren.
Heb je nood aan goeie, professionele foto's? Ook daar kunnen wij voor zorgen. En deze foto's mag je van ons zeker gebruiken! ;-)
Wat met foto’s na ontslag?
Stel, je gebruikt een aantal foto’s van werknemers in folders, op je website, enzoverder. Maar wat als er iemand die afgebeeld wordt op die foto’s ontslag neemt of ontslagen wordt? Mag je die foto dan nog gebruiken?
Situatie 1: Deze ex-werknemer heeft destijds expliciet toestemming gegeven om zijn of haar foto te gebruiken. Je bedrijf mag deze foto op zich blijven gebruiken binnen de grenzen van de gegeven toestemming. Toch is het verstandig om de context even te bekijken en er zeker voor te zorgen dat dit geen nadelige gevolgen kan hebben voor de ex-werknemer.
Situatie 2: De ex-werknemer heeft nooit expliciet toestemming gegeven. Foto’s die je gebruikt hebt mits impliciete toestemming van de werknemer kan je best niet meer gebruiken als deze niet meer werkzaam is bij je firma. Het publiceren van deze foto’s kan namelijk in strijd zijn met de privacywetgeving (AVG) van de Europese Unie. De rechtmatige grondslag – het feit dat deze persoon bij jouw firma werkt – is namelijk weggevallen.
Algemene conclusie: Het is raadzaam om foto’s van ex-werknemers niet meer (opnieuw) te gebruiken. Daarnaast kan je altijd even juridisch advies inwinnen als je in bepaalde situaties niet zeker bent over het gebruik van deze foto’s.
Voordelen van het gebruik van foto’s van werknemers
Er zijn dus heel wat zaken waar je als werkgever rekening mee moet houden als je werkgeversfoto’s wil publiceren of gebruiken. Toch is het gebruik van zulke foto’s een goed idee.
1. Herkenning in het kader van employer branding
In het kader van een goeie employer branding zijn foto’s van eigen werknemers goud waard. Op die manier geef je een eerlijk en waarheidsgetrouw beeld aan potentiële kandidaten. Daarnaast creëer je echte ambassadeurs onder je werknemers, waardoor zij ook nog extra kandidaten gaan aantrekken door hun positieve mond-aan-mond reclame. Door foto’s van werknemers te gebruiken, bouw je als bedrijf makkelijk een persoonlijke connectie op met zowel klanten als potentiële kandidaten.
2. Professionele uitstraling
Met professionele foto’s van eigen werknemers zorg je voor een professionele uitstraling van je bedrijf. Goeie foto’s op je website zijn echt van cruciaal belang. Stockfoto’s zijn een no-go als je professioneel wil overkomen.
3. Authenticiteit en transparantie
Het gebruik van werknemersfoto’s toont dat je bedrijf een open bedrijfscultuur heeft en laat zien wie de mensen zijn die bijdragen aan de diensten die je aanbiedt. Op deze manier draagt het gebruik van deze foto’s absoluut bij aan de authenticiteit en transparantie van je bedrijf. Weer positieve punten voor de sales, dus!
4. Opbouwen van vertrouwen
Klanten bouwen meer vertrouwen op als ze echte foto’s te zien krijgen van de gezichten van je bedrijf. Dit toont dat je als bedrijf trots bent op je medewerkers en dat zij gekwalificeerd en betrouwbaar zijn. Naast het opbouwen van vertrouwen toon je zo dus ook impliciet je expertise, kennis en ervaring.
5. Interne betrokkenheid
Naast de externe effecten zorgt het gebruik van werknemersfoto’s ook voor een sterkere interne betrokkenheid. Medewerkers voelen zich extra gewaardeerd en erkend als hun foto’s gebruikt worden. Dit leidt dan weer tot een positieve werkomgeving en een hogere mate van betrokkenheid bij je bedrijf. En we weten ondertussen allemaal dat ambassadeurs van je bedrijf echt veel waard zijn voor je employer branding en sales.
Tips voor werkgevers
Het gebruik van foto’s van werknemers is dus een heikele kwestie, maar biedt tal van voordelen. Wij geven je alvast enkele tips om bij stil te staan als je zulke foto’s gaat gebruiken.
- Zorg voor uitdrukkelijke én vrijwillige toestemming. Impliciete toestemming is riskant.
- Leg de toestemming schriftelijk vast. Zo ben je altijd gedekt, in welk geval dan ook.
- Bespreek op voorhand met je werknemers waarvoor je de foto’s gaat gebruiken. Zo komen je werknemers ook niet voor verrassingen te staan.
- Denk zeker ook na over wat er met de foto’s gebeurt als er werknemers uit dienst treden. Wees hier altijd extra voorzichtig mee.
- Respecteer altijd en in elk geval het recht op privacy en goede naam van je werknemers.
- Ga na of het privacy beleid van je onderneming in lijn is met het recht op afbeelding en GDPR-wetgeving.
- Respecteer altijd de auteursrechten van de fotograaf (zowel professioneel als niet-professioneel).
Samengevat: foto's met werknemers gebruiken mag, maar...
Foto's van jouw werknemers gebruiken op je website, je socials, in folders, ... we kunnen het alleen maar aanraden. 't Is niet alleen goed voor je employer branding, maar ook voor je geloofwaardigheid en uitstraling als bedrijf.
Mag je deze foto's zomaar gebruiken? Het antwoord was ja, maar. Zorg er altijd voor dat je toestemming hebt van je werknemers, liefst van al schriftelijk. Op die manier kom je zeker niet in de problemen!
