Maak er iets leuks van, geen verplicht nummer
Spoiler: … Zo’n onthaalbrochure wordt vaak heel stijf bekeken. Maar je kan er ook een leuke brochure van maken waardoor je collega zich meteen thuis voelt! Denk na over de teksten en laat een mooi ontwerp maken.
Maar wat “moet” er nu echt in zo’n onthaalbrochure staan? Spoiler: het is veel meer dan een paar zinnen over je bedrijf en je contactgegevens. Als je het goed doet, kan een onthaalbrochure je klant niet alleen informeren, maar ook overtuigen, inspireren en aanzetten tot actie.
Spoiler 2: niks “moet”, alles mag. Je kiest het zelf.
Onderdeel 1: Inleiding
Een onthaalbrochure moet meer doen dan alleen informeren. Het moet een verhaal vertellen. Dit begint bij… het begin! Laat de eerste tekst niet gewoon je inhoudstabel zijn.
We willen onze nieuwe collega zich meteen welkom laten voelen. Start daarom ook met een welkomstwoord en toon dat je blij bent met je nieuwe collega.
Daarna mag je uiteraard je inhoudstabel tonen. Maar start dus met iets leuk. Een “brief” van de eigenaar of de HR-verantwoordelijke, bijvoorbeeld. Hoe persoonlijker, hoe leuker.
Onderdeel 2: Jouw verhaal
Je nieuwe collega weet waarschijnlijk al iets over je bedrijf, maar het is altijd goed om te beginnen met een persoonlijke introductie. Vertel het verhaal van je bedrijf, maar hou het luchtig en toegankelijk. Nieuwe medewerkers willen een connectie voelen met het bedrijf waar ze gaan werken, en dat begint met het begrijpen van jullie geschiedenis, missie en waarden.
Missie en visie
Als je een missie en een visie hebt, vermeld ze. Maar, in onze bescheiden mening is dit vaak een nogal standaard iets. In plaats van een standaard missie en visie te vermelden, leg uit waar je bedrijf echt voor staat.
- Wat drijft jullie als team?
- Welke problemen los je op voor je klanten?
- Waarom is het bedrijf ooit ontstaan?
- ...
Gebruik echte voorbeelden en verhalen uit de praktijk. Mensen willen zich verbinden met merken die authentiek zijn. Echte voorbeelden, persoonlijke ervaringen of anekdotes werken vaak het beste. Vermeld e
Jullie waarden
Dit is het moment om te laten zien wat jullie anders maakt dan andere bedrijven. Wat zijn de waarden die jullie elke dag in de praktijk brengen? Denk aan zaken zoals teamwork, innovatie, klantgerichtheid of duurzaamheid.
Geef praktische voorbeelden van hoe deze waarden tot uiting komen in het dagelijkse werk. Want je kunt wel iets benoemen, maar maak het ook concreet. Als je zegt dat je “flexibel” bent, dat zegt eigenlijk niets. Op welke manier tonen we dat aan collega’s? Wij hebben bijvoorbeeld ook Flexibel als waarde, maar we maken het concreet.
(Moest deze afbeelding wat te klein zijn, bekijk ze dan hier groter.)
Je kernactiviteiten
Uiteraard weet je nieuwe collega wel wat je doet, dus maak dit ook niet té uitgebreid. Focus hier eerder op “waarom klanten voor ons kiezen”.
- Haal USP’s aan.
- Voordelen voor de klant.
- Toffe realisaties.
- Toon waar je nieuwe collega waar hij of zij aan gaat bijdragen.
- Toon dat je fier bent op wat je doet.
En bij uitbreiding, deel hier ook waar je heen wil in de toekomst. Wat zijn de plannen? Waar willen we binnen tien jaar staan?
Geschiedenis: geen tijdlijn, maar hoogtepunten
Besta je al wat langer, dan is het misschien leuk om met een tijdlijn te werken. Iedere KMO heeft een verhaal, maar niet iedereen hoeft elk detail te kennen. Focus op de hoogtepunten van je groei: momenten die het bedrijf hebben gevormd, of het nu een uitdagend project was dat je succesvol hebt afgerond, of een belangrijke mijlpaal in je expansie.
Maak het leuk, net zoals je tegen een vriend zou vertellen.
Onderdeel 3: Teamvoorstelling
Eén van de grootste vragen die een nieuwe medewerker heeft, is: met wie ga ik eigenlijk samenwerken? De onthaalbrochure is de perfecte plek om een overzicht te geven van het team, zodat je nieuwe collega meteen een idee heeft wie iedereen is.
Wie is wie? Maak het persoonlijk
Geef een korte voorstelling van de belangrijkste mensen binnen het bedrijf. Dit hoeven geen uitgebreide biografieën te zijn, maar een paar zinnen over wie ze zijn, wat hun rol is en misschien zelfs een leuke fun fact of hobby om het persoonlijk te maken. Dit helpt om meteen een band te creëren en breekt het ijs.
By the way, eenmaal gedrukt is gedrukt. Dus maak het persoonlijk, maar zorg er wel voor dat je brochures nog bruikbaar zijn als er iemand niet meer in het bedrijf werkt. Je kan trouwens ook een hele leuke teamvoorstelling op je website doen. Bekijk bijvoorbeeld maar naar onze teamvoorstelling.
Optioneel: organisatiestructuur en contactpersonen
Bij grotere bedrijven is soms uitgebreidere info nodig. Voor nieuwe medewerkers kan het vaak lastig zijn om meteen te begrijpen hoe de organisatie in elkaar zit. Geef daarom een eenvoudig overzicht van de verschillende afdelingen en wie verantwoordelijk is voor welke taken. Dit kan zelfs visueel worden weergegeven met een organogram, zodat alles in één oogopslag duidelijk is.
Het kan dan ook handig zijn om per afdeling of dienst een contactpersoon te vermelden. Dit geeft je collega’s een duidelijk idee wie ze moeten benaderen bij vragen of problemen.
Onderdeel 4: Praktische informatie
Natuurlijk is het ook belangrijk om alle praktische zaken helder te communiceren in je onthaalbrochure. Da's misschien - voor je collega - wel het belangrijkste van deze brochure. Dit zijn de details die een nieuwe collega nodig heeft om zich snel thuis te voelen en goed te kunnen functioneren.
Het is moeilijk om hier alles op te lijsten wat voor jouw specifieke situatie belangrijk is. Om je op weg te helpen (niet alles is voor elk bedrijf van toepassing):
| IT / software | Een duidelijk overzicht van IT-processen en gebruikte tools maakt het vaak wat overzichtelijker. |
|---|---|
| Werkplek en faciliteiten | Welke faciliteiten zijn er? Lijst de mogelijkheden op zodat je nieuwe collega van alles op de hoogte is. |
| Loonbeleid | Is er een loonbeleid? Benoem hoe het werkt. Zo weten collega’s wat ze kunnen verwachten. |
| Alarm | In sommige bedrijven moet je het alarm zelf soms afzetten. Vermijd stress en benoem dit op voorhand. |
| Parking | Heb jij een grote parking? Vermeld dan duidelijke parkeerinstructies. |
| Afwezigheid of ziekte | Wie moeten ze contacteren? Wat zijn de procedures? Vermijd misverstanden en onduidelijke communicatie. |
| Vakantie | Hoe is het verlof geregeld? Op welke manier kan je nieuwe collega zijn verlofrecht raadplegen of verlof aanvragen? |
| Arbeidsongevallen | Safety first, maar accidents happen. Wat zijn hierbij de procedures? |
| Opleidingen | Is er een leertraject aanwezig? Toon dat je investeert in de groei van je collega’s. |
| Feestcomité / teambuilding | Is er een feestcomité of een CHO? Geef informatie over je activiteiten. |
| Toestemming voor beeldmateriaal | Door de regels rond het gebruik van beeldmateriaal te communiceren, wordt er transparantie gecreëerd over de verwachtingen en de rechten van medewerkers. |
| Intern reglement | Het intern reglement geeft een overzicht van de formele regels binnen het bedrijf, wat helpt om misverstanden en onduidelijkheden te voorkomen. |
Sectorspecifieke topics
Vooral in bepaalde sectoren, zoals de bouw of industrie, is bijvoorbeeld veiligheid en preventie een groot aandachtspunt. Maar ook op kantoren is het belangrijk om de regels omtrent veiligheid en gedrag duidelijk te maken. Dit kan variëren van specifieke veiligheidsprocedures tot algemene omgangsvormen binnen het bedrijf.
Zijn er bepaalde veiligheidsvoorschriften die elke medewerker moet volgen? Zorg ervoor dat deze op een duidelijke en overzichtelijke manier worden gepresenteerd. Denk bijvoorbeeld aan het dragen van beschermende kleding, het gebruik van veiligheidsapparatuur of het volgen van noodprocedures. #safetyfirst
Ontwerp van de onthaalbrochure
Er staat dus nogal wat info in je onthaalbrochure. Die moet eerst en vooral nog geschreven worden. Dat is stap één. Daarna moet het nog ontworpen worden, én gedrukt.
Als marketingteam kunnen we jou daar perfect bij helpen.
- Onze copywriters voorzien de volledige inhoud van je onthaalbrochure. Je kan ook zelf inhoud aanleveren die wij proofreaden.
- Onze designers zorgen voor een prachtige brochure in jouw huisstijl. Ze doen ook voorstellen qua drukwerk: welke materialen, welke afwerking, …
Contacteer ons voor je onthaalbrochure
Meer onboarding tips
Een brochure is leuk, maar onboarding gaat verder dan dat. Nog enkele leuke tips:
- Onboarding start voor de effectieve start van je collega. Waarom maak je geen leuke mail automation die een week, een maand, … op voorhand leuke info stuurt over je bedrijf? Mail dat je er naar uitkijkt!
- Koppel elke nieuwe medewerker aan een ervaren collega die hen kan begeleiden tijdens de eerste weken. Dit geeft hen een persoonlijk aanspreekpunt en versnelt hun aanpassingsproces.
- Maak een gedetailleerd inwerkplan met concrete doelstellingen en mijlpalen. Dit geeft nieuwe medewerkers een duidelijk overzicht van wat er van hen verwacht wordt en helpt hen gestructureerd hun plaats te vinden in het team.
- Plan regelmatige feedbackgesprekken in, zowel tijdens als na de inwerkperiode. Dit geeft nieuwe medewerkers de kans om vragen te stellen, hun ervaring te delen en eventuele problemen snel aan te kaarten.
- Zorg dat alle technische middelen (zoals laptops, softwaretoegang en login-gegevens) op tijd geregeld zijn, zodat je nieuwe collega meteen aan de slag kan zonder onnodige vertraging.
We schreven trouwens een gids over hoe je je sollicitatieproces kan verbeteren. Daar vind je nog meer informatie over het vervolgtraject.
