Website integratie met Teamleader laten maken?

Teamleader: ERP én CRM

Als je al bekend bent met Teamleader, dan kun je dit deel overslaan. Wil je toch graag meer weten over Teamleader, dan leggen we hier even kort voor je uit wat het is.

Korte disclaimer: wij zijn géén Teamleader verdeler. Wij zijn wél fervent Teamleader gebruiker (ook fans trouwens) en hebben wel wat ervaring met het koppelen van Teamleader aan websites. Onze specialisatie ligt in webdesign, online marketing, design en fotografie.

Wat is Teamleader?

Teamleader is een ERP én CRM systeem in één handige oplossing. Er zijn eigenlijk zeven grote functies binnen Teamleader. Zo kan je:

• Makkelijk afspraken plannen (via planners op je website)
• Klanten en prospecten beheren
• Professionele offertes maken en versturen
• Projecten beheren en opvolgen qua tijd, budget, …
• Gewerkte tijd registreren
• Facturen maken (ook periodieke)
• Geld ontvangen

Bovendien kan je Teamleader heel gemakkelijk koppelen aan verschillende andere programma’s. Denk aan agenda’s, betalingssoftware, boekhoudsoftware, chatbots, e-commerce, e-mailmarketing, social media, …

Als je nog geen Teamleader zou gebruiken en op zoek bent naar een ERP,  dan is Teamleader een goeie keuze. Gebruik deze link om Teamleader gratis te proberen en een waardebon te krijgen. 

Voor wie is Teamleader geschikt?

Zelf claimen ze kleine zelfstandigen tot middelgrote ondernemingen verder te helpen. Per sector zijn er specifieke toepassingen gemaakt. Enkele sectoren die frequent met Teamleader werken:

• Bouwbedrijven
• Consultants
• Agencies – zoals wij!
• IT firma’s
• Architecten
• Ingenieurs
• Zelfstandigen
• Servicebedrijven

Focus voor kleinere bedrijven, Orbit voor de grotere

Er zijn twee varianten van Teamleader. Focus en Orbit. Zelf gebruiken we Focus. Teamleader focus is gericht op kleinere ondernemingen en doet alles wat een goeie ERP moet kunnen. Klantenbeheer, offertes, facturen, projecten, tijdregistratie, betalingen.

Teamleader Orbit mikt zich op grotere bedrijven. Het grote verschil is de functionaliteit die Orbit biedt. Zo kan je met Orbit:

• Klanten beheren die een complexe bedrijfsstructuur hebben
• Werknemers inplannen
• Freelancers tijd laten registreren
• Uitgebreide financiële rapporten aanmaken
• …

Bekijk hier het verschil tussen de twee verschillende Teamleaders. Maar we gingen het eigenlijk hebben over de koppeling met je website! 😉

Teamleader integreren met je favoriete tools  

Er zijn een hele hoop standaard integraties met Teamleader. En wij gebruiken ze ook. Zo heb ik momenteel deze integraties met Teamleader:

• Active Campaign: dat is onze marketing automation software
• Customer meeting add-on: om online afspraken met klanten te regelen
• Office 365 Calendar: zodat mijn Teams en Teamleader agenda gelijk lopen
• Mollie: zodat ik betalingen kan ontvangen via Teamleader

Andere populaire koppelingen zijn:

• Gmail
• Mailchimp
• Google Calendar
• Apple iCloud Calendar
• Exact Online
• LinkedIn
• Leadinfo
• Zapier
• …

Bekijk hier alle integraties die je standaard met Teamleader kan koppelen.

Maar soms heb je nood aan maatwerk. En dat is waar wij je bij kunnen helpen. Bij MaesMedia hebben we enkele projecten voor onszelf lopen waarbij we Teamleader gekoppeld hebben. En die laten we je hieronder graag zien.

Deze voorbeelden zijn allemaal integraties die we voor onszelf maakten en die variëren in moeilijkheid en mogelijkheden. Wil jij dus iets op maat laten maken met Teamleader? Contacteer ons voor de mogelijkheden. In deze blog vind je ook marketing automation voorbeelden met Teamleader.

Voorbeeld 1: Support platform

We hebben een support platform gebouwd. Hierop kunnen we makkelijk alle website uitbreidingen of andere vragen van klanten bundelen.

Op het support platform zien we een uitgebreid overzicht van elke taak. Per taak kunnen we de opstartdatum, klant, verantwoordelijke, team, beschrijving en status (concept, wachten op klant of goedgekeurd) zien.

De voorbeelden die ik hieronder laat zien zijn allemaal met het fictieve bedrijf Bernard Global Enterprise.

Uitbreiding aanmaken voor klant

Een taak aanmaken kan zeer eenvoudig. We maken een nieuwe taak in het support platform en duiden aan om welk bedrijf het gaat. Dit is gekoppeld met Teamleader. Als we een bedrijf hebben aangeduid, geeft onze support tool zelf voorstellen van contactpersonen. Dat is omdat die in Teamleader aan elkaar gelinkt zijn, uiteraard.

Bij elke subtaak schrijven we een korte uitleg en geven we een inschatting. Nog eens nakijken, en verzenden! De klant krijgt dan een mailtje van ons met een link in. Dat is een link naar deze pagina.

De klant ziet een overzicht van zijn vraag met eventueel verschillende subtaken. Deze kan hij goedkeuren (of afkeuren). Wanneer de taak goedgekeurd is, krijgt onze medewerker een mailtje. Zo weten wij wanneer wij aan de taak mogen beginnen. Niet goedgekeurd? Of nog niet? Dan sturen we de klant automatische reminders op.

Automatische taak in Teamleader

Wanneer de klant onze support uitbreiding goedkeurt, hebben we een automatische taak in Teamleader. Hierop kan onze collega timetracken. Bij agencies zoals wij is een correcte timetracking belangrijk, omdat wij aan uurtarief werken.

Wanneer we in Teamleader de taak aanduiden als voltooid, wordt die automatisch in onze Support tool ook aangeduid als afgewerkt. Deze opdracht komt dan in het facturatievenster te staan.

Elke vrijdag wordt een automatische mail gestuurd naar het facturatiemailadres van MaesMedia als reminder om alle facturen na te kijken en te verzenden. In het overzicht kunnen we meteen zien of de taak binnen of buiten budget was. Belangrijk voor toekomstige inschattingen.

Statistieken en facturatie

We hebben zelfs een statistiekenpagina gemaakt – enkel zichtbaar voor admin – met daarop de volgende cijfers:

• Aantal openstaande taken
• Budget nog te factureren
• Gemiddeld aantal dagen van goedkeuring tot afronding
• Grafieken met omzet gefactureerde taken
• Omzet per type (copy, fotografie, webontwikkeling, marketing, video, …)
• Diagrammen met binnen budget vs. buiten budget
• …

Op het administratiepaneel kan ik makkelijk facturen aanmaken, die dan automatisch in Teamleader komen. Zo hebben wij ons project management en administratietijd voor website uitbreidingen gigantisch verlaagd.

Voorbeeld 2: Integratie contactformulier  

Het hoeven niet altijd ingewikkelde zaken te zijn! Als iemand op onze website ons contactformulier invult, wordt het contact automatisch in Teamleader én Active Campaign aangemaakt met een tag ‘contact form’.

Doordat het contact zowel in Active Campaign als Teamleader staat, gaat de administratie daarna sneller. Het maken van offertes, het aanmaken van het contact, ...

De opvolging doen we wel even manueel, omdat het eerste contact best persoonlijk is. De latere offerte-opvolging gebeurt, uiteraard, ook weer automatisch via Active Campaign.

Voorbeeld 3: Project management (maandagmeetings)

Elke maandag om 10:00 hebben we een meeting met het hele team. Hier bespreken we in groep elke lopende website die we momenteel hebben en in welke fase deze website zich bevindt.

Afhankelijk van de fase waarin een website zich bevindt, krijg de klant een ander update mailtje met daarin zaken die wij doen, en zaken waar wij op wachten. Uiteraard hebben we tussendoor ook nog contact met onze klant over de website, maar we bekijken alles graag in groep.

Projecten en milestones integratie

In Teamleader maken we website projecten aan. Website projecten worden automatisch getoond in het overzicht op onze maandag meeting. Elk project heeft milestones. Bij een website project is dat bijvoorbeeld:

• Strategie
• Design
• Copywriting
• Front-end
• Back-end
• Testen, verbeteren en online zetten
• (+ eventuele custom zaken die we moeten maken)

Hier lees je trouwens alles over onze websites en hoe ze tot stand komen.

Door de koppeling met Teamleader hebben we ook een perfect overzicht van de budgetten. Hoeveel is er ingeschat? Hoeveel is er al aan gewerkt? Hebben we nog budget over waar we iets mee kunnen doen? Waar is het eventueel fout gelopen? Onderstaande website is bijvoorbeeld bijna klaar. Daar zullen we perfect op budget eindigen, ideaal!

Voorbeeld 4: Klantenplatform en facturatie (marketingplanning)  

Onze klanten kunnen inloggen op marketingplanning.eu en daar een overzicht vinden van onze taken die we uitvoeren voor hen. Ook extra zaken zoals speciale gebeurtenissen worden hierop getoond.

• De getoonde taken uit de planning, zijn artikelen uit Teamleader.
• De marketingplanning van een klant, is een Project uit Teamleader.
• De gegevens die er staan, komen van Contact en Bedrijven uit Teamleader.

Onze collega’s kunnen in het achterliggende platform de planning van de klant bij elkaar klikken. Op’t einde van de maand volgt een automatische facturatie. Zo maken we met één klik tientallen facturen.

Overzichtelijk voor de klant, gemakkelijke administratie voor ons.

Hoeveel kost een website integratie met Teamleader?

Het is moeilijk om daar een kort antwoord op te geven, omdat de prijs afhangt van verschillende factoren.

Ten eerste is het belangrijk om te weten welke data uit Teamleader je wilt gebruiken, omdat dit sterk kan variëren. Daarnaast hangt de prijs ook af van de functionaliteiten die je website of webshop moet hebben.

Wat moet je website of webshop kunnen?

Stél dat je een webshop wilt (om eens een ander voorbeeld te nemen dan diegene die hierboven staan). Op het eerste gezicht lijkt het misschien logisch: "Ik wil gewoon producten verkopen." Maar als je Teamleader eraan koppelt, zijn er zoveel meer mogelijkheden! Hier zijn een paar vragen om je op weg te helpen:

• Heb je staffelprijzen voor je producten?
• Wil je specifieke klanten kortingen geven?
• Zijn er producten of categorieën waarop je korting wilt aanbieden?
• Hoeveel productinformatie heb je beschikbaar?
• Zijn er verschillende varianten van je producten?
• En zo ja, zijn die gelinkt in Teamleader?
• Hoe zijn je categorieën opgebouwd?
• Wat gebeurt er na een bestelling?

Het integreren van een ERP-systeem zoals Teamleader kan behoorlijk wat werk zijn, waardoor de opstartkosten hoger uitvallen dan bij een gewone website. Maar uiteindelijk bespaart het je veel handmatig werk en verdien je die investering relatief snel terug.

Welke informatie staat (nog) niet in je Teamleader?  

’t Is niet alleen belangrijk om te weten wat je al hebt van data, maar ook wat je nog ontbreekt. Voor een webshop heb je bijvoorbeeld volgende informatie nodig:

• Producten: basisinformatie, categorieën, specificaties, documenten, afbeeldingen, prijzen en eventueel voorraad.
• Klanten: gegevens, log-ins, wachtwoordwijzigingen, enzovoort.
• Orders: aanmaken van contracten of bestellingen.

De kans is groot dat niet alles in Teamleader staat, bijvoorbeeld foto’s of gelinkte producten bij Artikelen. Maar daarvoor bestaan vaak databases voor dataverrijking. Weet je niet wat dat is? Lees dan zeker even onze blog over ERP-integraties. Of contacteer onze experts.

Stappenplan: teamleader integratie met website

Stap 1: kennismaking en bespreking 

Als eerste stap zullen we met je om de tafel gaan zitten om te bespreken welke gegevens je al hebt en wat het doel is van je website. Geen idee wat je precies wilt? Geen probleem, we hebben al veel Teamleader-koppelingen gemaakt en kunnen je zeker helpen.

Het grote voordeel is dat we zelf Teamleader gebruiken en die API bijna uit ons hoofd kunnen opzeggen.

Je kunt hier alvast een kennismakingsgesprek inplannen. We komen graag langs om je te leren kennen, en je zit nog nergens aan vast. Maar als je in een verkennende fase zit, is het misschien interessant om alvast te weten wat de mogelijkheden zijn.

Stap 2: Offerte op maat

Tijdens ons eerste gesprek stellen we veel vragen om te begrijpen wat je precies nodig hebt. We willen bijvoorbeeld weten welke kortingen, producten en bestellingen je hebt. Ook moeten we de flow van je webshop of website begrijpen. Hoe verloopt het bestelproces en wat wil je automatiseren?

Hoe meer informatie we hebben, hoe beter we kunnen inschatten wat er nodig is. In deze fase denken we graag met je mee en stellen we een voorstel op maat voor je op.

Dit visuele voorstel en de bijbehorende offerte zijn geheel vrijblijvend.

Stap 3: We maken je website met Teamleader integratie    

Als de offerte is goedgekeurd, kunnen we aan de slag met het bouwen van je website met de Teamleader-koppeling. Over het algemeen volgen we hetzelfde stappenplan als bij andere websites.

• Onze designer gaat met jou in gesprek om te bespreken wat je mooi vindt en maakt een ontwerp in de huisstijl van jouw bedrijf.
• Onze copywriter schrijft pakkende teksten voor je website.
• Onze programmeurs zijn vooral bezig met meetings, data-analyse en uitvoering.

Het grote verschil bij Teamleader-koppelingen is dat onze programmeurs veel tijd besteden aan...

Stap 4: Testen!     

Integraties nemen we heel serieus. Jij moet hierin ook een actieve rol spelen, en je collega's ook laten testen.

We creëren een testomgeving waar jijzelf en enkele klanten toegang toe kunnen krijgen, zodat zij kunnen bekijken hoe de website werkt en wat ze ervan vinden.

Het is belangrijk om te benadrukken dat deze fase behoorlijk wat van jouw tijd kan vragen. We stellen veel vragen, er kunnen nog enkele dingen niet helemaal goed lopen en er moeten waarschijnlijk nog aanpassingen hier en daar worden gedaan.

Maar dat is de uitdaging van zo'n koppeling: alles moet perfect zijn!

Stap 5: online zetten  

Wanneer alles uitgebreid getest is, zetten we de website online.

Stap 6: meten en bijsturen   

Nadat de website met een ERP koppeling online is gezet, is het belangrijk om te beseffen dat dit geen eenmalig proces is, maar een doorlopend proces. Net zoals jouw eigen ERP-omgeving, heeft ook de webapplicatie continue monitoring, uitbreiding en bijsturing nodig. Dit zorgt ervoor dat jouw klanten altijd de beste service krijgen.

We meten daarom regelmatig hoe de website presteert en passen aan waar nodig. Op die manier zorgen we ervoor dat de website optimaal blijft functioneren en dat jouw bedrijf blijft groeien.

Kan ik ook andere ERP’s dan Teamleader integreren?

De meeste ERP’s zijn koppelbaar met webplatformen, tegenwoordig. Het hangt wel af van een paar factoren, die we hieronder zo duidelijk mogelijk proberen uit te leggen.

Bij ons is het koppelen van ERP-systemen met webplatformen een dagelijkse bezigheid en we werken regelmatig met systemen zoals Teamleader, Staatsbladmonitor, Business Central en meer. Of een koppeling met XML, dat kan ook. 

We maken gebruik van API-koppelingen, interfaces geschreven in specifieke protocollen zoals JSON of SOAP, om de gegevensuitwisseling tussen systemen mogelijk te maken.

Je kunt zelf relatief eenvoudig ontdekken of jouw ERP-systeem koppelbaar is door te zoeken op Google met de zoekopdracht "ERP API" (vervang 'ERP' door jouw ERP-systeem).

Als je een lijst met codes of technische informatie vindt, zit je waarschijnlijk op het juiste spoor.

Zelfs als je geen lijst vindt zoals die hierboven, kan er nog steeds een mogelijkheid zijn dat je ERP-systeem koppelbaar is. Sommige ERP-leveranciers houden die informatie echter liever achter gesloten deuren.

Als je niet zeker weet of de mogelijkheid bestaat om jouw ERP-systeem te koppelen, kunnen wij het voor je nakijken.