Wat is Microsoft Business Central?
Aangezien je meer informatie opzoekt over een website koppeling met Business Central, gaan we er een beetje van uit dat je weet wat Business Central is. Moest dat toch niet het geval zijn, hier een korte uitleg.
Dynamics 365 Business Central – vroeger Navision – is een ERP-oplossing voor zowel kleine als middelgrote bedrijven. Het combineert verschillende functies, zoals:
- ERP software
- Financiële software
- CRM software
Vroeger stond dit ERP pakket ook al bekend als Navision, Dynamics NAV, …Hoewel er nog steeds bedrijven zijn die NAV gebruiken, stappen de meeste bedrijven over naar de nieuwe versie Business Central, die ook in de cloud draait. Deze nieuwe versie biedt nog meer mogelijkheden om bedrijfsprocessen te automatiseren en te optimaliseren, zodat bedrijven nog meer efficiëntievoordelen kunnen behalen.
Voor meer en uitgebreidere informatie verwijzen we je graag naar de website van Microsoft Dynamics 365. Wij zijn gespecialiseerd in webdesign en marketing, niet in het opzetten van ERP-systemen. Daar heb je een IT-partner voor.
Wat zijn de voordelen van een koppeling met Business Central?
Aangezien je met Business Central werkt, of Navision, of … (mensen gebruiken veel benamingen) wil dit zeggen dat je veel data hebt. Als je je website koppelt met je ERP systeem, bespaar je énorm veel handmatige acties. Geen manuele productinvoer, kopiëren naar een bestelbon, mailtje sturen naar de klant dat het product er aan komt.
Wat zijn de mogelijkheden?
Je kan enorm veel automatiseren. Stel je voor dat je je producten zelf op de website zet. Da’s niet zomaar een productomschrijving typen, maar ook de afbeelding, voorraad, gekoppelde producten, prijzen. En als er dan een bestelling zou volgen: facturatie, betaling, opvolging.
Voorbeeld Business Central koppeling: Wim Verhuur
Eventjes reclame maken voor een klant! Als je op zoek bent naar een verhuurbedrijf voor machines, dan is Wim Verhuur écht een goede keuze. Met meer dan 9.000 verschillende machines is het één van de grootste verhuurbedrijven in België.
Maar wat Wim Verhuur echt onderscheidt, is hun nooit 'nee' zeggen-beleid. Ze zoeken samen met de klant naar oplossingen en vinden die ook, wat hun klantenservice uitmuntend maakt.
Onze uitdaging: huurplatform met live koppeling naar Business Central
We maakten een gebruiksvriendelijke website voor Wim Verhuur. Nog beter: eigenlijk maakten we ‘m voor de klanten van Wim Verhuur. De hoofdfocus? Snel en gemakkelijk een machine kunnen huren.
Wisselwerking tussen CMS en Business Central
Voor de koppeling werkten we samen met Wim Verhuur en hun IT-partner. Navision stuurt alle productinformatie, veiligheidsvoorschriften, prijzen en eigenschappen naar ons CMS (Content Management Systeem). Op deze manier hebben we altijd de meest recente informatie beschikbaar op de website. Deze synchronisatie werkt ’s nachts. Elke nacht kijken we na of er nieuwe producten, prijzen, foto’s, … beschikbaar zijn. Of dat er misschien producten zijn die we moeten verwijderen.
Maar het werkt ook andersom: ook wij sturen data door naar Business Central. Wanneer klanten een machine reserveren of een contract aanvragen via de website, worden deze gegevens automatisch doorgestuurd naar Business Central.
Dit betekent dat er een continue wisselwerking is tussen de website en het ERP-systeem van Wim Verhuur. Hierdoor zijn de gegevens altijd up-to-date en kunnen klanten snel en gemakkelijk een machine huren.
De vuistregel: alle data staat in Business Central
Bij Wim Verhuur wordt in de ERP aangegeven in welke volgorde de producten moeten worden weergegeven op de website. Ook worden de producten die momenteel "in de kijker" staan gemarkeerd en worden producten die niet meer beschikbaar zijn, niet weergegeven.
Daarnaast worden aanbevolen accessoires gekoppeld aan de bijbehorende producten. Bijvoorbeeld, een breekhamer voor een rupskraan. Op dezelfde manier worden ook verbruiksproducten gekoppeld aan de relevante machines. Een voorbeeld hiervan is een bout voor een diamantboor.
Door deze koppelingen tussen Navision en de website van Wim Verhuur kunnen klanten gemakkelijk de accessoires en verbruiksproducten vinden die ze nodig hebben bij het huren van een machine. Dit maakt het proces voor klanten veel eenvoudiger en efficiënter.
Bovendien zorgt deze aanpak ervoor dat de website van Wim Verhuur altijd up-to-date is. Zodra er nieuwe producten of accessoires worden toegevoegd aan het assortiment, worden deze automatisch toegevoegd aan de website. Dit zorgt voor een naadloze integratie tussen het ERP-systeem en de website en draagt bij aan de algehele klanttevredenheid en efficiëntie van Wim Verhuur.
Slechts één databron staat niet in Business Central: synoniemen
We hebben, zoals hierboven staat, één vuistregel. Alle data bewaren we op dezelfde plek. Hier is slechts één uitzondering op: synoniemen. Als iemand een aanhangwagen zoekt, da’s logisch. Maar wat als iemand zoekt op een remorque? Of remork?
We meten in Google Analytics wat mensen opzoeken in de zoekbalk. Niet alles geeft meteen een resultaat. Zo zoeken mensen bijvoorbeeld op ‘stoommachien’, als ze een behangafstomer nodig hebben. Wim Verhuur krijgt van ons automatisch de lijst aan met woorden die zijn gezocht. Voor een behangafstomer is dat bijvoorbeeld: stoom, stoommachine, stoommachien, steam, steamer, behang, behangpapier.
Wist je dat mensen een betonpolieder ook vlinder of helikopter noemen? Deze synoniemen houden we zelf bij in het CMS.
Opleidingen via Business Central
Een website evolueert continu. De eerste doelstelling met de website van Wim Verhuur was makkelijk een machine kunnen huren. Wanneer dit kon, plaatsten we de website online. Daardoor kan je ook al wat omzet beginnen genereren met je ERP-integratie.
Dan blijf je evolueren, zoals bijvoorbeeld met de Wim Verhuur Academy! Onze website zorgt ervoor dat opleidingen die via Business Central worden gemaakt, mooi getoond worden. Wim Verhuur kan opleidingen in de kijker zetten, unieke pagina’s maken per opleiding, …
En dat blijkt een serieus succes te zijn!
Marketingsamenwerking
Kleine intermezzo: wist je dat wij Wim Verhuur ook ondersteunen met marketing? (En vele andere bouwbedrijven!) Zo bedachten we bijvoorbeeld Wim Vacatuur: het employer branding verhaal van Wim Verhuur. We zorgen voor de social media én google advertising, zodat de website nog meer opbrengt. Dus ook na het online zetten van je website, blijven we je ondersteunen.
Hoeveel kost een website koppeling met Business Central?
Goeie vraag! De prijs van zo’n koppeling hangt af van verschillende factoren. We gaan er even van uit dat je een webshop integratie wil. Dan stellen wij je enkele vragen.
Wat moet je website kunnen?
- Zitten er gebruikers in het pakket? In hoeverre moeten we dat koppelen?
- Wat voor kortingen wil je? Heb je staffelprijzen? Wil je kortingen geven op productniveau, klantniveau, categorieniveau?
- Welke productvarianten zijn er?
- Welke categorieeën zijn er? Vanwaar komt die data? Hoeveel zijn het er?
- Wat moet er gebeuren als iemand een bestelling plaatst?
- Hoe gebeurt de verzending?
- Waar zit je klantendata?
- ...
Een ERP-koppeling is veel werk, dus de opstartkost is hoger dan bij een gewone website. Maar het bespaart zo veel manueel werk dat het zichzelf relatief snel terugbetaalt.
Welke data heb je al?
Houd er rekening mee dat je ERP-pakket mogelijk ook moet geüpdatet worden. Dit moet je bespreken met je Business Central partner. Deze basisdata hebben we zeker nodig:
- Producten: basis info, categorieën, specificaties, documenten, afbeeldingen, prijzen, eventueel voorraad.
- Klanten: gegevens, log-ins, wachtwoord wijzigingen, …
- Order: aanmaken van contracten of bestellingen
- Transporttarieven
- ...
Hiervoor gaan we verschillende integraties bouwen, maar die zijn afhankelijk van wat je wilt. Denk bijvoorbeeld aan transporttarieven: moeten die gesynchroniseerd worden, worden die gewoon berekend adhv postcode, …?
Business Central koppeling: stappenplan
Stap 1: ideeën verzamelen en richting bepalen
Stap één in het maken van zo’n website is altijd even goed babbelen. Wat heb je al van data en wat is hetgene dat je wil bereiken? Ben je daar nog niet helemaal uit? Geen probleem.
Wij hebben al best wat koppelingen gemaakt, dus we weten meteen wat er mogelijk is en wat de ideale oplossingen zijn. Plan hier alvast je kennismaking in. (Die is vrijblijvend, hoor 😉)
Stap 2: Business Central voorstel op maat
Bij een eerste kennismaking stellen we je heel wat vragen, zoals je hierboven al gelezen hebt. Kortingen, producten, bestellingen, … We moeten zo veel mogelijk weten.
We weten ondertussen ook hoe Business Central werkt. Anders zouden we even opzoekwerk moeten doen naar de API en dergelijke.
Maar, wat ook belangrijk is in deze stap: je IT partner leren kennen. Hoe werken zij? Wat doen zij om een eventuele technische storing op te vangen? Welke functies hebben ze al gemaakt? Wat ontbreekt er nog?
Hoe meer we weten, hoe beter we onze inschatting kunnen maken.
Stap 3: We maken je website met Business Central koppeling
Offerte goedgekeurd? Dan gaan we aan de slag. Hier lees je hoe onze websites normaal gezien tot stand komen. Snelle samenvatting:
- Onze designer bespreekt met jou wat je mooi vindt, en maakt een ontwerp in de huisstijl van je onderneming.
- Onze copywriter schrijft teksten voor je website.
- Onze programmeurs maken een gebruiksvriendelijke website voor jou en je klant.
- Onze marketeers brengen je website naar het volgende niveau.
Da's de normale gang van zaken. Zoals je kan zien, hebben we een team van experten. Da's ook ons concept: Marketingteam voor jouw KMO. Marketing is géén one-(wo)man-job. Het is teamwerk, dus stelden we een team samen van designers, copywriters, front-end experts, back-end experts, SEO experts, ... Daardoor kunnen we de beste resultaten bereiken met onze websites en marketing.
Bij een website met ERP-integratie is er iets meer werk. Onze programmeurs zijn veruit het langst bezig met je website: meetings, data-analyse, uitvoering, maar voornamelijk...
Stap 4: testen, testen, testen (ook jij test mee)
Zeiden we al dat we veel testen? En ook jij moet meetesten. En laat ook zeker je collega’s mee testen. We maken een testplatform, daar kan je zelfs al enkele klanten toegang tot geven om te zien wat zij zeggen.
We vinden het wel belangrijk om hier al even te melden dat deze fase wel wat tijd langs jouw kant vraagt. We gaan veel vragen stellen, er gaan nog wat dingen niet 100% juist lopen, er moeten in Business Central waarschijnlijk ook nog zaken veranderen. Da’s het ding van zo’n koppeling: het moet 100% juist zijn.
Stap 5: online zetten
Alles getest, alles werkt? Dan zetten we de website online.
Stap 6: meten en bijsturen
Zo’n website met Business Central online zetten is géén eenmalige aankoop, maar een traject. Net zoals je eigen ERP-omgeving heeft ook een webapplicatie continue monitoring, uitbreiding en bijsturing nodig. Zo kunnen we je klant de beste service blijven geven.
Wat als ik een ander ERP wil koppelen aan mijn website?
Dat vormt geen enkel probleem. We gaan wel even iets technischer moeten gaan, maar we proberen het hier verstaanbaar te houden.
Je maakt met ERP systemen - zoals Business Central - een koppeling door middel van een zogeheten ‘API’. Die API’s worden geschreven in een protocol. Een manier van data notatie. Soms is dat JSON, soms is dat SOAP. Welke manier het is, hangt af van je IT-partner die mee de koppeling voorziet tussen website en ERP.
Wij doen continu api-koppelingen, dus we doen niets anders dan met JSON en SOAP werken. Teamleader, MultiPress, Carflow, staatsbladmonitor …
Welk ERP we moeten koppelen, speelt eigenlijk geen rol. De manier van werken is altijd hetzelfde. Er moet gewoon een mogelijkheid zijn om te koppelen. Weet je niet of die er is? Contacteer ons even, wij zoeken het mee voor je uit.
