Snelle uitleg: ERP-systemen
Als je al een ERP-systeem hebt, of weet wat het is, dan kan je dit ‘hoofdstuk’ even overslaan. Wil jij toch meer informatie over een ERP-systeem omdat je aan het twijfelen bent of dit je website beter kan maken, lees dan zeker even verder.
Wat is een ERP systeem?
Eerst even de afkorting erbij nemen. ERP staat voor Enterprise Resource Planning. De resources zijn de middelen van een bedrijf. Denk hierbij niét aan financiële middelen. Het gaat ‘m hier over personeel, producten, voorraden, prijzen, …
En dat wordt allemaal in een software pakket gestoken. Bekende voorbeelden van ERP software zijn Exact Online, Visma, Odoo, Teamleader, Monday, Business Central, Adsolut…
Even tussendoor: MaesMedia is géén ERP-leverancier. Wij kunnen je wél helpen met de integratie van je ERP in je website.
Waarom zijn er zo veel verschillende ERP’s? Omdat er ook zo veel verschillende types van bedrijven zijn. Elk systeem kan worden aangepast met modules die de verschillende afdelingen ondersteunen.
Deze modules bestaan weer uit verschillende functionaliteiten per softwarepakket. Het is daarom van groot belang om de juiste ERP-aanbieder te vinden die de benodigde software kan leveren.
De voordelen een ERP-systeem
Je hebt gigantisch veel informatie ter beschikking in je ERP. Allemaal gecentraliseerd ook. Hoe vervelend is het als je verschillende cijfers uit verschillende softwaresystemen moet vergelijken? Wat samen staat, is duidelijker.
Bovendien kan iedereen aan de informatie die voor hem of haar relevant is. De boekhouding kan aan alle facturen en creditnota’s, de magazijnier aan de pakbonnen en de financieel directeur aan alle omzetcijfers.
Bijkomend voordeel: je werkt steeds met real time gegevens. Zou nogal erg zijn, in de 21e eeuw, om nog te moeten wachten op data.
Door alles op één plaats te zetten, wordt het ook gemakkelijker om dit te beveiligen. En da’s ook nogal belangrijk, in de 21e eeuw.
Website koppeling met ERP: de voordelen
Stel je voor dat je een webshop hebt en je wil al je producten erop zetten. Met een ERP-import kan dit in een handomdraai automatisch gebeuren, zonder dat je alles manueel hoeft in te voeren.
Hierdoor bespaar je veel tijd en moeite, omdat je niet alles handmatig hoeft in te voeren. En frustratie ook, ga maar eens handmatig prijzen aanpassen als je een webshop hebt met duizenden producten. 😉
En als je prijzen of nieuwe artikelen moet toevoegen, kan je dat gewoon updaten in het ERP-systeem en het wordt automatisch gesynchroniseerd met je webshop. Het is super handig en bespaart je een hoop tijd en gedoe!
Maar ’t is meer dan enkel de tijdswinst die je bespaart. Het gaat een pak verder.
- Verbeterde efficiëntie
- Real time voorraadbeheer
- Betere klantenservice: klanten kunnen (als we dat zo programmeren) hun producten, bestellingen, betalingen en verzendingen terugvinden.
- Geautomatiseerde boekhouding
- Geautomatiseerde marketing opvolging
- Snellere en betere rapportage
En dan hebben we het enkel over de voordelen van de integratie van je ERP met je website of webshop. De voordelen voor de bedrijfsvoering kon je hierboven lezen.
Voorbeeld ERP koppeling: Maes Vakhandel
Maar je wilt uiteraard liever een voorbeeld zien dan de algemene info lezen. De webshop van Maes Vakhandel is een beetje een speciaal voorbeeld, maar ’t is ook daarom dat we het hier aanhalen.
In deze ERP staan er heel wat producten, prijzen, voorraad, … Maar wat staat er niet in? Beschrijvingen, foto’s, gelinkte producten, handleidingen, gebruiksproducten, … Belangrijk, als je een webshop wilt bouwen.
En er zijn wel wat bedrijven die een webshop willen bouwen, die een soortgelijk probleem hebben. Veel eigen data, maar ook veel ontbrekende data. Dan zijn er vaak bronnen die je kan raadplegen én kan combineren met je eigen data. Die bronnen noemen we dataverrijkingsbronnen.
Uitdaging: honderdduizenden producten vanuit de ERP automatisch tonen op de webshop
Als Kempische ondernemer verdien je om met de beste tools en machines te werken. Maes Vakhandel levert en onderhoudt producten van de hoogste kwaliteit tot op je werkvloer.
Bij Maes Vakhandel is snelheid het allerbelangrijkste. Ze willen ervoor zorgen dat hun klanten zo snel mogelijk hun bestelde tools, machines of onderdelen ontvangen. Als je 's ochtends iets bestelt, dan heb je het nog dezelfde dag op de werkvloer. Zo hoef jij geen tijd te verspillen met wachten of naar de winkel te gaan.
Maar hoe zorgen ze er eigenlijk voor dat ze zo snel kunnen leveren? Hier zijn verschillende aspecten belangrijk:
- Verschillende leveringsroutes per dag
- Een efficiënte afhandeling van bestellingen
- Een up-to-date en handig productoverzicht voor de klant
Om al deze aspecten goed te kunnen beheren, maakt Maes Vakhandel gebruik van ERP software. En die software gebruiken we dus voor de webshop.
Driehoeksverhouding: ERP import, webshop CMS, ERP systeem
Er zijn dus drie belangrijke factoren in dit webshop verhaal:
- ERP: zorgt voor producten, voorraad, prijzen, klanten, …
- Dataverrijkingssoftware: bevat foto’s, productomschrijvingen, specificaties, …
- Webshop: e-commerce platform waarin alle info getoond wordt en verkocht kan worden.
Voordat een klant een bestelling kan plaatsen bij Maes Vakhandel, moet er natuurlijk wel data op de webshop staan. Maar je wilt als bedrijf niet alle producten handmatig invoeren.
Daarom hebben we een koppeling gemaakt tussen de ERP van Maes Vakhandel en een dataverrijkingssoftware. Die vult de webshop automatisch aan met de juiste producten. Door unieke ID’s te koppelen, weten we exact om welk product het gaat en kunnen we dit vanuit de dataverrijkingssoftware aanvullen met foto’s, teksten, specifiekcaties, varianten, …
Nog beter, door deze tools te combineren, kunnen we de producten sorteren op populariteit en er een score aan geven.
Wanneer een klant dan een bestelling plaatst bij Maes Vakhandel, wordt er automatisch een factuur en orderbevestiging gegenereerd in de ERP. Zo kunnen we je bestelde producten razendsnel én efficiënt leveren!
Webshop: gevraagde functionaliteiten
Een webshop gaat verder dan enkel ‘producten verkopen’. Bij Maes Vakhandel waren er nog enkele ‘speciallekes’.
- Honderdduizenden producten tonen met klant specifieke prijzen
- Complexe B2B en B2C prijszetting
- Complexe productconfigurators
- Aangepaste B2B afrekenprocessen
Sinds de lancering zijn er nog enkele functionaliteiten bijgekomen, want je blijft uiteraard verbeteren.
- Synoniemen
- Dagdeals
- Spaarsysteem
- Cadeaubonnen
- Varianten
Marketingsamenwerking
Om de lancering van de webshop te promoten, hebben we verschillende advertenties ontwikkeld. Maar ook na de lancering blijven we ons focussen op lead generation, targeting en remarketing. We willen er namelijk voor zorgen dat de Kempische vakman snel onze webshop kan vinden en zijn bestelling snel geleverd krijgt.
Andere voorbeelden van ERP-koppelingen
Hoe meer voorbeelden, hoe leuker, nietwaar? Hieronder nog enkele voorbeelden, die we wel iets korter omschrijven.
De manier van werken is ongeveer zoals hierboven bij Maes Vakhandel omschreven. De voorbeelden hieronder variëren in grootte: van een verhuurplatform voor bouwmachines tot een contactformulier voor de melden van een wespennest. Er zijn dus heel wat mogelijkheden met ERP’s.
Wim Verhuur: Business Central
Voor de koppeling werkten we samen met Wim Verhuur en hun IT-partner. Business Central (Of Navision, of Dynamics) stuurt alle productinformatie, veiligheidsvoorschriften, prijzen en eigenschappen naar ons CMS (Content Management Systeem).
Op deze manier hebben we altijd de meest recente informatie beschikbaar op de website. Deze synchronisatie werkt ’s nachts. Elke nacht kijken we na of er nieuwe producten, prijzen, foto’s, … beschikbaar zijn. Of dat er misschien producten zijn die we moeten verwijderen.
Nog enkele speciale zaken op dit verhuurplatform:
- Producten in de kijker
- Aanbevolen accessoires
- Synoniemen bij zoekopdrachten
- Opleidingen
- Wim ‘Vacatuur’
Ontdek het verhuurplatform van Wim Verhuur.
Lees meer over de koppeling met Business Central.
CMR Shop: Multipress
CMR-Shop is een concept van Group Joos uit Turnhout. CMR-Shop is – what’s in a name, eigenlijk? – een webshop voor CMR-documenten. Als erkend CMR-drukker biedt Group Joos je via CMR Shop de beste voorwaarden om uw vrachtbrieven rechtstreeks van de fabrikant te bestellen.
Als dat geen voordeel is! Voor deze webshop maakten we een koppeling met Multipress.
Ontdek de CMR-Shop.
MaesMedia: Teamleader
Joepie, we kunnen onze eigen website als voorbeeld aanhalen! Bij MaesMedia gebruiken we Teamleader als ERP. Je zou het op het eerste gezicht niet zeggen, maar er zitten effectief ERP-koppelingen op deze website.
Wanneer iemand ons contactformulier invult, gebeurt er het volgende. We maken in Teamleader een nieuw contact aan met de tag 'contactformulier' en voegen het toe aan de lijst van 'prospecten' via Active Campaign en Teamleader. Er is dus een dubbele koppeling.
Dit maakt alles daarna een stuk sneller, zoals het maken van offertes en het aanmaken van het contact. De eerste contactopname doen we wel even manueel, omdat we het persoonlijk willen houden. Maar de latere opvolging van offertes gebeurt automatisch via Active Campaign.
We schreven trouwens een blog over hoe we bij MaesMedia onze marketing automation aanpakken. Die kan je hier lezen.
HVZ Taxandria: Abiware
Deze is een specialleke! Dit is geen webshop. Ook geen echt moeilijke. We koppelden, net als bij MaesMedia, de contactformulieren.
Natuurlijk kun je in geval van nood altijd 112 bellen en dan komen de ambulance of de brandweer van HVZ Taxandria je helpen. Maar zij krijgen niet alleen dringende oproepen, zoals bij een wespenplaag of een brandoefening. Elke aanvraag vraagt om een aparte aanpak.
Daarom hebben we voor HVZ Taxandria een modernere versie van het e-loket gemaakt, dat automatisch alle aanvragen naar hun ERP-systeem stuurt.
Het nieuwe e-loket is niet alleen veel gebruiksvriendelijker voor de mensen die iets nodig hebben, maar ook voor de hulpverleningszone zelf. Dankzij de koppeling met ERP gaat de verwerking veel sneller.
De nieuwe website van HVZ Taxandria kan je hier bekijken.
Hoeveel kost een website koppeling met ERP software?
Het is heel moeilijk om daar zo een antwoord op te geven, omdat er veel factoren zijn die een invloed hebben op de prijs.
Allereerst is het van belang om te weten hoe de ERP-software is opgebouwd, omdat hierin enorm veel verschil kan zitten. Maar ook: welke functionaliteiten moet je webshop hebben?
Wat moet je website of webshop kunnen?
Het lijkt misschien logisch: ‘ik wil producten kunnen verkopen’. Maar als je een ERP koppelt, dan kan je veel meer. Hierbij enkele vragen die je op weg zetten.
- Heb je staffelprijzen?
- Wil je kortingen geven aan specifieke klanten?
- Zijn er producten of categorieën waar je korting op wilt geven?
- Hoeveel productinformatie heb je beschikbaar?
- Zijn er productvarianten?
- Zo ja, staan die gekoppeld in je ERP?
- Hoe zijn je categorieën opgebouwd?
- Wat gebeurt er na een bestelling?
Een ERP-koppeling vergt vaak veel werk, waardoor de opstartkosten hoger kunnen liggen dan bij een gewone website. Maar dit bespaart enorm veel handmatig werk, waardoor de investering zich relatief snel terugverdient.
Welke informatie staat (nog) niet in je ERP software?
Houd ook rekening met het feit dat je ERP misschien nog niet op punt staat. Of dat die misschien nog niet alle nodige data bevat. Of dat er nog koppelmogelijkheden gemaakt moeten worden.
Het is belangrijk om te weten welke data je buiten je ERP-software nodig hebt voor je webshop. Bij een webshop heb je vaak de volgende data nodig: producten (basisinfo, categorieën, specificaties, documenten, afbeeldingen, prijzen en eventueel voorraad), klanten (gegevens, log-ins, wachtwoordwijzigingen, etc.), orders (aanmaken van contracten of bestellingen) en transporttarieven.
Het is goed om te realiseren dat een ERP-bestand één ding is, maar dat er meer werk nodig is voor een succesvolle webshop. Verschillende integraties moeten worden gebouwd, afhankelijk van wat je wilt.
Denk bijvoorbeeld aan transporttarieven: moeten die gesynchroniseerd worden of worden ze gewoon berekend op basis van postcode? We denken uiteraard wel met je mee.
Stappenplan ERP-koppeling met website
Stap 1: kennismaking en bespreking
Als eerste stap zullen we met je bespreken welke gegevens je al hebt en wat het doel is van je website. Geen idee wat je wilt? Geen probleem, we hebben al veel koppelingen gemaakt en kunnen je zeker helpen.
Plan hier alvast je kennismakingsgesprek. Wij komen graag langs om je te leren kennen, je hangt ook zeker nog niet aan ons vast. Maar als je in een verkennende fase zit, is het misschien interessant om al te weten wat de mogelijkheden zijn.
Stap 2: ERP offerte op maat
Tijdens ons eerste gesprek stelden we veel vragen om te begrijpen wat je nodig hebt. We willen bijvoorbeeld weten welke kortingen, producten en bestellingen je hebt. Ook moeten we de flow van je webshop of website begrijpen. Hoe verloopt het bestelproces en wat wil je automatiseren?
Hoe meer informatie we hebben, hoe beter we kunnen inschatten wat er nodig is. In deze fase denken we graag met je mee en stellen we een voorstel op maat voor je op.
Dit visuele voorstel en de bijhorende offerte zijn vrijblijvend.
Stap 3: We maken je website met ERP import
Als de offerte is goedgekeurd, kunnen we aan de slag met het bouwen van je website met de ERP koppeling. In’t algemeen is het stappenplan hetzelfde zoals bij onze andere websites.
- Onze designer gaat met jou in gesprek om te bespreken wat je mooi vindt en maakt een ontwerp in de huisstijl van jouw bedrijf. Bij het bovenstaande voorbeeld van Maes Vakhandel was dat makkelijk, want daar maakten we de huisstijl zelf.
- Onze copywriter schrijft pakkende teksten voor je website.
- Onze programmeurs zijn vooral bezig met meetings, data-analyse en uitvoering.
Het grote verschil met ERP-koppelingen is dat onze programmeurs heel veel bezig zijn met…
Stap 4: Testen!
Bij het bouwen van jouw website met ERP import, nemen we testen heel serieus. Jij moet hierin ook een actieve rol spelen, en je collega's ook laten testen.
We creëren een testomgeving waar jij zelfs enkele klanten toegang toe kunt geven, zodat zij kunnen bekijken hoe de website werkt en wat ze ervan vinden.
Het is wel belangrijk om te benadrukken dat deze fase behoorlijk wat tijd van jou kan vragen. We stellen veel vragen, er kunnen nog enkele dingen niet helemaal goed lopen en er moeten waarschijnlijk nog aanpassingen hier en daar worden gedaan.
Maar dat is de uitdaging van zo'n koppeling: alles moet perfect zijn!
Stap 5: online zetten
Jij bent tevreden, wij zijn tevreden, iedereen is tevreden van de tests? Dan zetten we je website online! Dit doen we in samenwerking met je IT partner, die je ERP-programma’s beheert.
Stap 6: meten en bijsturen
Het online zetten van een website met een ERP koppeling is geen eenmalige aankoop, maar een proces. Net zoals jouw eigen ERP-omgeving heeft ook een webapplicatie continue monitoring, uitbreiding en bijsturing nodig. Zo kunnen we ervoor zorgen dat jouw klanten altijd de beste service krijgen.
We meten daarom hoe de website presteert en sturen bij waar nodig. Op die manier zorgen we ervoor dat de website optimaal blijft functioneren en je bedrijf blijft groeien.
Welk ERP programma kan ik koppelen aan een website of webshop?
De meeste ERP’s zijn koppelbaar met webplatformen, tegenwoordig. Het hangt wel af van een paar factoren, die we hieronder zo duidelijk mogelijk proberen uit te leggen.
Om een ERP-systeem te koppelen, maken we gebruik van zogenaamde 'API's'. Dit zijn interfaces die geschreven zijn in een specifiek protocol, zoals JSON of SOAP, en die de gegevensuitwisseling tussen systemen mogelijk maken.
Het protocol dat gebruikt wordt, hangt af van de IT-partner die verantwoordelijk is voor de koppeling tussen de website en het ERP-systeem.
Bij ons zijn API-koppelingen dagelijkse kost en werken we regelmatig met systemen zoals Teamleader, Staatsbladmonitor, Business Central en meer.
Als er een mogelijkheid bestaat om je ERP te koppelen, dan kunnen wij dat voor je regelen.
Dat kan je trouwens zelf relatief eenvoudig vinden door deze zoekopdracht te Googelen (vervang ‘ERP’ door jouw ERP-systeem): ERP API
- Vind je een rare lijst met allemaal codes? Dan zit je waarschijnlijk juist.
- Vind je geen lijst? Zelfs dan is er een mogelijkheid dat je ERP-systeem toch koppelbaar is. Sommige ERP leveranciers houden die data liever achter gesloten deuren.
Mocht je niet zeker weten of deze mogelijkheid bestaat voor jouw ERP-systeem, dan kijken we het even voor je na.
