Evenement promotie: dit doe je op voorhand
Belangrijk! Onderstaande ideeën zijn
- niet voor elk bedrijf van toepassing;
- niet voor elk evenement van toepassing;
- niet in volgorde van belangrijkheid geschreven.
Belangrijk om ook even op voorhand te bekijken:
- Wie komt er naar mijn evenement? Enkel klanten? Of mag iedereen komen?
- Wat is het doel van mijn evenement?
- Gaan mensen zich moeten inschrijven?
Aan de hand van die vragen kan je zelf evalueren welk idee je wel of niet kan gebruiken. Zo zal een Facebook evenement niet per se belangrijk zijn als je een event organiseert waar niet iedereen mag langskomen.
Zo promoot je je evenement op voorhand
Save the date-mail (mail 1)
Stuur een 'save the date'-e-mail naar je klanten/prospecten/… om de datum van je evenement aan te kondigen. In hoeverre je al een preview wilt geven van wat er komt, laten we aan jou over. We zouden hen toch al enkele kleine hints meegeven. Bijkomende tip: zeg dat ze je social media moeten volgen voor alle updates te zien.
Social media berichten
Je kan veel leuke social media posts bedenken.
- Nog zoveel dagen tot …
- Ben jij ook zo benieuwd?
- Tipje van de sluier
- Polls
- …
Je kan zelfs ideeën vragen voor je evenement, afhankelijk wat voor event je organiseert. Dit kan helpen om interesse in je evenement te wekken en mensen te stimuleren om deel te nemen.
En met social media bedoelen we niet enkel Facebook. Instagram, LinkedIn, Twitter, podcasts… Welk kanaal gebruik je al en welk kanaal gebruiken je klanten?
Unieke hashtags
Verzin een leuke hashtag voor je evenement. Dit idee is uiteraard enkel van toepassing als je een openbaar evenement organiseert. En kijk ook na dat die hashtag nog niet bestaat.
Moedig deelnemers aan om deze hashtags te gebruiken bij het delen van berichten op sociale media. Misschien kan je er zelfs een win-actie aan hangen als mensen je taggen?
Facebook-evenement
Je kan op Facebook een evenement aanmaken om meer mensen te kunnen bereiken. Nodig relevante mensen uit, deel updates, foto's en video's, en moedig mensen aan om aanwezigheid te bevestigen en het evenement te delen met hun netwerk.
Dan kan je op deze pagina ook updates sturen. En nog een voordeel: veel mensen zoeken op Facebook naar evenementen in de buurt. Als je een openbaar evenement organiseert, is dit zeker iets dat je moet doen. Maak daarom je omslagfoto en beschrijving zo aantrekkelijk mogelijk.
Tijdelijke landingspagina (met inschrijving?)
Altijd een leuk idee: maak een aantrekkelijke landingspagina op je website speciaal voor het evenement. Hierop kan je details van het evenement delen:
- Datum
- Locatie
- Tijdstip
- Wat je kan verwachten
- Waarom je zeker moet komen
- Inschrijvingsformulieren
- …
Als men zich moet inschrijven voor een specifieke datum, kan je ook met een aftelklok werken. Dat is trouwens ook het Cialdini principe voor schaarste. Mensen zullen zich dus sneller inschrijven.
Hieronder zie je het voorbeeld dat we maakten voor Wim Verhuur, voor hun opendeurdag om hun 7.000e machine te promoten.
Uitnodiging via mail (mail 2)
Save the date gestuurd? Inschrijvingsformulieren klaar? Eventuele landingspagina? Dan is het klaar om de effectieve uitnodiging te sturen via mailing! (PS: uiteraard kan je dit ook via een gedrukte brief doen, maar alle drukwerk ideetjes hebben we hieronder gebundeld.)
Deze mailing bevat
- Alle praktische informatie
- Teasers
- Redenen om te komen
- …
Pop-up op je website
Niemand houdt van pop-ups, maar ze zijn wel handig om belangrijke boodschappen te tonen. Deze pop-up kan je laten linken naar:
- Je uitnodiging
- Een inschrijvingsformulier
- De landingspagina van hierboven
- Het facebook event
- …
Early bird-registratie
Opnieuw: niet voor iedereen van toepassing. Je kan een vroegboekkorting of een speciale aanbieding maken voor mensen die zich vroeg registreren. Dit kan een gevoel van urgentie creëren en mensen aanmoedigen om zich sneller in te schrijven.
Retargeting
Gebruik retargeting-advertenties om mensen te bereiken die eerder interesse hebben getoond in je evenement, maar nog niet zijn geregistreerd. Dit kan helpen om hen te herinneren aan het evenement en hen aan te moedigen om alsnog deel te nemen.
Retargeting is niet alleen een interessante marketingtechniek, maar ook een ideale manier om mensen te beïnvloeden via social proof.
Contacteer de lokale pers
Schrijf een artikel over je evenement op een lokaal of branche gerelateerd platform, zoals Made In. Hiermee kun je meer bekendheid genereren en de interesse van potentiële deelnemers wekken. Probeer lokale mailadressen te vinden. Daar hebben wij trouwens ook een database van. Hieronder zie je een artikel dat we voor Energieconcepten maken voor in Onderox.
Social media advertising
Is je evenement openbaar? Dan kan je reclame maken door te adverteren op social media. Afhankelijk van je regio, doelpubliek en evenement zijn hier wel enkele belangrijke zaken om op te letten. Contacteer daarom onze advertising experts.
Mailing met praktische informatie (mail 3)
Enkele dagen op voorhand kan je best nog een mailtje sturen met enkele praktische zaken. Waar is de parking? Hoe laat wordt men verwacht? Moeten ze iets voorbereiden? En je vermeld uiteraard ook dat je blij bent dat hij/zij komt. Alleen praktische info is ook nogal droog! 😉
Hulp nodig met de online promotie van je evenement?
Er zijn heel wat digitale mogelijkheden om je de bekendheid van je bedrijfsevenement te promoten. Zie jij door de online bomen het digitale bos niet meer? Wij helpen je graag verder! Neem contact met ons op om je event met ons te bespreken.
Druk om je evenement te promoten
Hierbij willen we opnieuw even herhalen: deze ideeën voor bedrukkingen zijn niet voor elk bedrijf of evenement van toepassing. Ze staan ook niet in volgorde van belangrijkheid. Kijk na wie je klant is en wat het doel van je evenement is.
By the way: wist je dat wij als marketingbureau goeie prijzen krijgen bij drukkers? Vraag dus zeker prijs bij ons aan.
Uitnodigingen
Hierboven gaven we het idee om mensen uit te nodigen via mailing. En dat zouden we zeker aanraden. Meer nog. Een combinatie van online én offline zorgt ervoor dat het niet alleen opvalt, het is ook nog eens mega professioneel.
Je kan zowel gepersonaliseerde brieven als mooie gedrukte uitnodigingen laten maken. Kies voor een aantrekkelijk design en vermeld de belangrijkste details, zoals datum, tijd, locatie en registratie-informatie.
Save the date kaartjes
Dit puntje is eigenlijk hetzelfde als dat hierboven. Combineer zowel mailing als een echte save the date om meer indruk te maken én ervoor te zorgen dat iedereen op de hoogte is van je event. En dat ze die dag al in hun agenda zetten, uiteraard!
Flyers
Ideaal als je een winkel hebt, of een toog. Of vertegenwoordigers die bij klanten langsgaan. Zorg voor een duidelijke en beknopte boodschap en vermeld de belangrijkste informatie over je evenement, zoals datum, tijd, locatie en registratiegegevens.
Banners/ posters/ raamstickers/ herasdoeken …
Ideaal als je een openbaar evenement hebt en je je bevindt op een drukke plaats. Energieconcepten plaatste dit zelfs op herashekken.
Zorg voor een pakkende boodschap en een aantrekkelijk design dat de sfeer van je evenement weerspiegelt. Daar kunnen we je uiteraard bij helpen.
Extra ideeën
Heb je een mijlpaal?
Kan je eventueel een mijlpaal koppelen aan je evenement? Denk bijvoorbeeld aan:
- X jarig bestaan
- X aantal machines
- Nieuwe kantoren inhuldigen
- …
Als je een mijlpaal aan je evenement kan koppelen, verhoogt dit de nieuwswaarde en interesse.
Ga voor de 'wauw' factor tijdens je evenement
Disclaimer: deze ideeën zijn niet voor elk bedrijf of evenement van toepassing. Ze staan ook niet in volgorde van belangrijkheid. Kijk na wie je klant is en wat het doel van je evenement is.
Promotie tijdens je evenement
Neem foto’s en video’s!
Je hebt graag bewijsmateriaal achteraf, niet? Onze fotograaf maakt graag een combinatie van foto’s én video’s. Dan heb je iets om te delen achteraf (zie latere tips) én dat kan je ook gebruiken als teaser voor het volgende evenement.
Zo hadden we voor Maes nv in Kasterlee een video gemaakt op hun opendeurdagen. Die duurde twee dagen. De eerste dag hebben we in de voormiddag een video opgenomen en die gemaild naar mensen die ingeschreven waren voor dag 2: dit kan je verwachten. Dat is deze video.
Zorg ervoor dat klanten foto’s nemen
Foto’s nemen is leuk, maar ’t is nog leuker als klanten zélf foto’s maken. Zorg voor fotomogelijkheden tijdens het evenement, bijvoorbeeld met een photobooth, een fotowand of een fotohoekje.
Een photobooth huren is leuk, maar waarom maak je er niet gewoon zelf eentje? Dit is bijvoorbeeld de photobooth van MaesMedia op onze klantendag.
Had je een eigen hashtag gemaakt? Vraag dan aan klanten om hun foto’s te delen op social media met die hashtag. Als het gaat om een openbaar evenement, trek je zo misschien nog extra bezoekers aan. En anders is het gewoon een leuke promo!
Laat mensen live je event meevolgen
Gebruik social media en andere online kanalen om tijdens het evenement live updates, foto's, video's of stories te delen. Om het met een fancy marketingterm te zeggen: probeer buzz te creëren.
Verzamel reviews
Mensen zijn op je event, en zijn waarschijnlijk goedgezind. Het ideale moment om reviews te vragen! Dit kan je zowel door te vragen of ze je op social media, Google of Trust Profile een review willen schrijven.
Je kan ook vragen om van je klant een video te maken waarin ze zeggen hoe jij hen geholpen hebt. Zo’n testimonials zijn ideaal voor toekomstige marketingacties en voor je website. Social proof is namelijk één van de zeven beïnvloedingstechnieken.
Giveaway (of challenges)
Organiseer een leuke giveaway tijdens het evenement. Op de klantendag van MaesMedia moest je bijvoorbeeld de MaesMedia Challenges meedoen. (Als je dat wou, uiteraard.) Hiermee kon je een halve dag fotografie winnen. Die kon je zelf invullen: fotografie van op de werf, productfoto’s, sfeerbeelden.
Zo’n giveaway kan deelnemers stimuleren om actief deel te nemen aan het evenement en kan leiden tot meer interactie, betrokkenheid en buzz op social media.
Drukwerk voor de ‘wauw’ factor
Je kent de disclaimer ondertussen al. 😉 Onderstaande ideeën zijn niet voor elk bedrijf of evenement van toepassing. Ze staan ook niet in volgorde van belangrijkheid. Kijk na wie je klant is en wat het doel van je evenement is.
By the way: wist je dat wij als marketingbureau goeie prijzen krijgen bij drukkers? Vraag dus zeker prijs bij ons aan.
Vlaggen
Vaak de gemakkelijkste manier om het feestelijk te maken. Laat gepersonaliseerde vlaggen bedrukken met je logo of een boodschap op. Enkele beachvlaggen aan de inkom van je evenement zorgen meteen voor een leuke intrede.
Tip: je kan online heel goedkoop leuke vlaggenslingers kopen. Dan moet je die niet per se personaliseren, maar kan je de inkleding ineens een pak gezelliger maken.
Photobooth (combineer met social media)
Huur een photobooth waar deelnemers leuke foto's kunnen maken. Al dan niet met van die props, dat hangt echt af het evenement.
Combineer dit met social media. Vraag om je foto te delen met je hashtag. Je zou zelfs iets kunnen geven in ruil voor de foto op social media.
Kledij
Hoe professioneel is het als iedereen van je bedrijf dezelfde kledij draagt? En het hoeft niet per se werkkledij te zijn. Zo zijn er hele mooi polo’s, hemden, T-shirts en truien.
Als mensen vragen hebben, weten ze meteen bij wie ze moeten zijn.
Goodiebag
Hoeven we niet uit te leggen, uiteraard. De meest bekende zaken zijn pennen, boekjes, … Maar durf ook eens wat anders. Het belangrijkste is: wat past er bij je doelgroep? Of bij wat je doet? Niet elk relatiegeschenk is even geschikt.
Belangrijk is wel dat je op voorhand nadenkt over een budget, dus het kan handig zijn om te weten hoeveel volk er langskomt. En vergeet ook de zak zelf niet! 😉
Drankbonnen/ eetbonnen
Ga je gratis eten/drinken geven, moeten mensen zelf betalen of krijgen ze enkele bonnetjes?
Dan is het altijd leuker als die bonnetjes ook gepersonaliseerd zijn. Alles voor het wauw-effect. Als je zelfs kleine details in je branding doet, reflecteert dit enorm op je merk.
Programmaboekjes
Dit is uiteraard enkel voor écht grotere evenementen. Maak programmaboekjes die je kan uitdelen. Mensen kunnen direct zien waar ze moeten zijn, wat de dagindeling is, eventuele sprekers, workshops en activiteiten, …
Wegwijzers
Ook voornamelijk voor grotere evenementen waar veel volk verwacht wordt. Vergeet geen wegwijzers. Denk bijvoorbeeld aan:
- Parking
- Ingang
- Exit
- ...
Als mensen op voorhand zitten te sukkelen met de parking, zijn ze al gestresseerd. Dat moet je vermijden. Je weet wat men zegt over een eerste indruk.
Naamkaartjes
Laat je mensen netwerken op een evenement? Zorg dan voor gepersonaliseerde naamkaartjes. Dit kan je gemakkelijk zelf bedrukken met een stickervel. Zorg er wel voor dat het logo er mooi bij staat.
Presentaties
Op een opendeurdag is het leuk als er presentaties op de muur worden gespeeld, als achtergrond. Ook hier kunnen wij je bij helpen.
Extra ideeën
Dit hoeven we je niet te vermelden, maar denk ook na over de randanimatie. Deze blog gaat voornamelijk over promotionele tips en drukwerk, maar vergeet zeker niet catering en licht en geluid.
By the way: onze klant Lust For Live is gespecialiseerd in licht en geluid voor bedrijfsevents. Zeker eens luisteren als je nog iets zoekt.
Evenement promotie: dit doe je achteraf
Marketingtips voor na het event
Stuur een mailtje om te bedanken
Heel simpel, maar toch vriendelijk: stuur een mailtje om te bedanken. Had jij trouwens foto’s genomen van het evenement, of een video gemaakt? Zet een link naar de foto’s in de mail. Dan kunnen mensen hun eigen foto’s gaan zoeken en deze misschien ook delen.
Dit toont ineens ook waardering voor hun aanwezigheid en betrokkenheid. Het kan ook een gelegenheid zijn om eventuele vervolgstappen, zoals het delen van presentaties of zelfs samenwerkingen, te vermelden.
Social media posts
Toon hoogtepunten, foto’s, video’s, reviews van het evenement. Bedank ineens ook alle aanwezigen. Was er een giveaway? Toon dan ook dit op je social media post. Normaal gezien ga je hier wel wat positieve feedback op krijgen.
Blogartikel
Schrijf een blogartikel over het evenement en deel dit op de website of blog van de organisatie of partnerorganisaties. Het kan ook de tekst zijn waarop je bovenstaande social media bericht op baseert.
Vraag feedback
Afhankelijk van je type evenement kan het interessant zijn om feedback te verzamelen. Stuur een evaluatieformulier of enquête naar deelnemers om feedback te verzamelen over het evenement.
Dit kan helpen om inzicht te krijgen in wat goed ging en wat verbeterd kan worden voor toekomstige evenementen, en kan ook dienen als input voor promotie- en marketingactiviteiten. Dit kan je heel eenvoudig doen met bijvoorbeeld SurveyMonkey.
Follow-up aanbieding
Bied een exclusieve follow-up aanbieding aan deelnemers van het evenement. Dit kan vanalles zijn, afhankelijk van welke business je hebt. Denk aan
- Een korting op een product
- Korting op een toekomstig evenement
- Een gratis e-book
- Gratis advies ter plaatse
- …
Drukwerk ideetjes voor na je event
We hadden het bij marketingtips al over een bedankmailtje. Maar je kan ook iedereen een gepersonaliseerde brief sturen, dat is nog leuker.
Volledige checklist (samenvatting)
Omdat het soms makkelijker is om één grote volledige checklist te hebben, bundelen we hieronder eventjes alles wat hierboven gezegd is.
To do’s op voorhand
- Save the date mailtje
- Social media berichten
- Unieke hashtag lanceren
- Facebook evenement
- Tijdelijke landingspagina met inschrijvingsformulier
- Mailing met uitnodiging
- Pop-up op je website
- Registratie
- Retargeting
- Lokale pers
- Social media advertising
- Mailing met praktische informatie
- Drukwerk: save the date
- Drukwerk: uitnodiging
- Drukwerk: flyers
- Drukwerk: banners, posters, raamstickers…
Te voorzien op het evenement
- Foto’s
- Video’s
- Zorg ervoor dat klanten foto’s nemen
- Laat mensen live je event mee volgen
- Verzamel reviews
- Giveaway of challenges
- Drukwerk: vlaggen
- Drukwerk: photobooth
- Drukwerk: kledij
- Drukwerk: goodiebag
- Drukwerk: bonnetjes
- Drukwerk: programmaboekjes
- Drukwerk: wegwijzers
- Drukwerk: naamkaartjes
- Drukwerk: presentaties
- …
To do’s na je event
- Stuur een bedank mailtje
- Social media content
- Blogartikel
- Vraag feedback
- Doe een follow-up aanbieding
